Email Retention에 대한 생각

문서의 경우 보존연한을 설정하여 관리하는 목적은

1. 계속해서 발생하는 문서중에서 중요한 문서와 분류하여 관리함으로써 보존과 보관의 노력을 줄이고

2. 향후 발생하는 여러가지 문제에 대해서 신속하게 대응

하기 위해서입니다.

문서와 같이 이메일도 이런 기준에 맞게 대응할 수 있는 체계를 만들어야 하는데, 문서는 EDMS나 CMS 와 같은 시스템상에서 폴더에 권한 및 보존연한 등을 체계적으로 관리할 수 있지만 이메일의 경우에는 발생건수가 많기 때문에 이런 체계구성이 어렵기 때문에 적용이 어렵습니다.

우선, Email Retention을 구성하기 위해서는 아래 내용이 고려되어야 합니다.

1. 간결한 구성
2. 쉬운 이해
3. 구성원 모두가 공유
4. 회사내에서 내재화

이러한 점은 조직이나 이메일 특성에 맞게 구성을 해나가야 할 것입니다.

예를 들어, 조직부서별로 이메일서버를 구성하여 관리한다거나, 조직별 인원별로 보존연한을 차등화하여 관리, 또는 외부 사용자를 특화하여 보존연한을 차별화 할 수 있습니다.

하지만, 이렇게 구성하기 위해서는 일단은 Email Governance 활동이 사전에 수행되어야 하고 조직에 맞는 활동이 지속적으로 진행이 되어야 한다는 조건이 필요합니다.

국내 및 외국에서도 Email Retention 적용이 어렵기 때문에 대부분의 회사에서 Archiving 되는 이메일을 영구보존하는 이유이기도 합니다. 또한 스토리지 가격도 예전에 비해서 많이 낮아진 이유도 있고요


이렇게 Email Retention을 구성시 장점은 다음과 같습니다.

1. Compliance에 대응하기 좋습니다.
2. 스토리지와 서버 등의 리소스가 절약됩니다.
3. 이메일 관리 능력이 향상됩니다.