이메일 쓰는 매너

얼굴 맞대고 못할 말, 이메일로 했다간 평생 ‘웬수’

등록 : 2012.10.25 08:31

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김영훈 기자 kimyh@hani.co.kr

받는 사람: 모든 직장인
제목: 업무용 전자우편 잘 쓰는 법

#1 한 컨설팅 업체에서 일하는 이아무개 컨설턴트는 전자우편 때문에 상사에게 불려가 혼쭐이 났다. 국외 지사에서 온 문의 이메일에 평소 버릇처럼 참조인을 ‘주렁주렁’ 달아 보냈다가 사달이 난 것. 참조인이 여러명이다 보니 ‘이런 것을 왜 나에게 물어보냐’ ‘외국 지사에서는 이런 것도 잘 모르냐’고 참조인들끼리 주고받은 내용까지 결국 국외 지사에 흘러들어간 것이다. 이 컨설턴트는 “이젠 참조인은 꼭 넣을 사람만 넣는다”고 한숨을 쉬었다.

#2 외국계 기업 홍보팀에서 일하는 박아무개 대리도 기업팀 김아무개 대리와 전자우편 때문에 한바탕 크게 다투었다. 2주 전 박 대리가 보낸 업무 메일에 김 대리가 답신을 하지 않았던 것. 보고서 작성이 늦어진 박 대리가 김 대리에게 항의를 했고, 화가 난 김 대리도 자신의 전자우편함을 뒤졌지만 박 대리가 보낸 전자우편을 찾지 못했다. 두 사람은 회사 계단이 떠나가도록 고성을 주고받았다. 박 대리는 “전자우편이 제대로 갔는지 확인하는 게 중요하다는 교훈을 얻었다”고 씁쓸히 웃었다.

내용 간명하게 쓰고
회신은 되도록 당일 안에 해야
참조인 주렁주렁 달면 결례
제대로 갔는지 확인해야 믿음 줘
부정적 내용보다 칭찬수단 활용을

회사나 지하철, 아니면 야구장이나 야외에서도 휴대전화를 들고 전자우편을 확인하는 직장인은 이제 많다. ‘삐삐’라 불리던 호출기가 등장했을 때만 해도 회사 업무의 ‘족쇄’가 이처럼 전국 구석구석까지 미칠 줄은 몰랐을 것이다. 한 휴대전화 광고를 보면, 요즘엔 국외에 나가 수영복을 입고 쉬고 있는 팀장에게까지 전자우편을 보내 결재를 맡는 세상이다.

이처럼 하루 수십통에서 수백통까지 쏟아지는 업무 전자우편, 직장인들은 잘 처리하고 있을까? 대답은 “아니다”에 가깝다. 취업포털 인크루트가 24일 직장인 325명을 대상으로 설문조사를 한 결과를 보면, 업무용 전자우편으로 인해 질책이나 지적을 받은 적이 있다는 직장인(54.2%)이 절반을 넘었다.

주로 지적받는 실수로는 ‘간단명료하지 않고 모호한 내용’(33%·복수응답)이 꼽혔다. 다음으로 ‘제때 확인하거나 회신하지 않은 경우’(30.1%), ‘맞춤법 및 오타실수’(27.3%), ‘받는 사람을 잘못 적은 경우’(24.4%)와 ‘참조인을 혼동한 경우’(24.4%)가 뒤를 이었다.

전자우편을 받는 경우에도 역시 ‘확실히 내용을 알 수 없는 메일을 받은 경우’(59.1%)가 가장 불쾌하다고 응답했다. 이어서 불쾌한 경우로는 ‘경어체를 쓰지 않거나 예의 없는 메일’(18.5%), ‘답신이 늦게 도착한 경우’(8.6%), ‘참조자가 많은 메일’(5.5%)이 꼽혔다.

그러면 전자우편을 어떻게 쓰는 게 직장생활에 좋을까? 직무교육기업 휴넷은 이를 네가지 정도로 조언했다. 첫째, 부정적 내용의 의사소통으로는 쓰지 말라. 둘째, 되도록 받은 당일 안에 회신을 하라. 셋째, 짧고 간결하게 쓰라. 마지막 넷째는 ‘송신’을 누르기 전에 마지막 확인을 하라였다.

휴넷은 한번 보낸 전자우편은 받는 사람의 반응에 따라 내용을 수정할 수도 없고, 의도와 다르게 전달될 수 있다고 했다. 주워담을 수 없는 내용이 받은 편지함에 영원히 남아 상대방에게 오랜 상처를 줄 수 있다는 말이다. 따라서 전자우편은 질책이나 비난보다는 칭찬의 수단으로 적합하다. 또 핵심을 짚어 보낸 짧은 전자우편은 상대방의 업무시간까지 줄여줄 수 있다.

이에 더해 정보기술(IT) 칼럼니스트인 이정규 트란소노 대표는 답장은 최소한 반나절이 지난 다음에 하라고 조언한다. 빨리 보내야 한다는 강박관념이 실수를 낳는다는 것이다. 대신에 그는 ‘잘 받았음, 피드백 주겠음’ 혹은 ‘이메일 보냈음, 확인 요망’이라고 휴대전화 문자를 바로 보내는 게 좋은 습관이라고 했다. 의사소통을 명확히 해 신뢰할 수 있는 사람이라는 인상을 준다는 것이다.

이 대표는 또 “이메일로 싸우는 바보가 되지 말라”고 말했다. 그 역시 다른 이의 문제점을 지적한 이메일을 주변 관계자들을 참고자로 해 보냈다가 상사에게 야단을 맞은 경험이 있다고 했다. 그는 “얼굴을 맞대고는 할 수 없는 무례를 이메일로는 약간의 용기로도 감행하게 된다”며 “죽을 때까지 원수가 되지 않으려면 이메일로 타인을 망신시키지 말라”고 했다. 이완 기자 wani@hani.co.kr

리티게이션 홀드 - 구태언변호사

출처 : 법률신문 http://lawtimes.co.kr/LawEdit/Edit/EditContents.aspx?serial=68242

[ 2012-10-22 ]

'리티게이션 홀드'

구태언 변호사(테크앤로 법률사무소)

상대방에게 손해배상청구소송을 냈는데 상대방이 관련된 자료를 모두 폐기해 버려 소송에 진다면 얼마나 억울하겠는가. 이를 막기 위한 영미법상 제도가 ‘리티게이션 홀드(Litigation Hold)’다. 영미법상 기업은 자신을 당사자로 한 소송이 제기되거나 제기될 우려가 있는 경우 소송과 관련된 자료의 손실을 막기 위해 특별한 조치를 취할 의무가 있다. 이러한 특별한 조치에는 문서보존계획, 자료보존지시, 관련 자료 파기 보존조치 등이 포함된다. 이러한 조치들이 제대로 시행되지 않은 채 소송상 관련 증거가 파기된 정황이 보이면 법원은 당사자에게 불리한 사정을 인정할 수 있고, 심지어 패소판결을 선고할 수 있다. 기업이 ‘Litigation Hold’를 구성원들에게 알릴 때에는 소송에 관련된 주장에 대한 일반적 설명과 보존되어야 하는 정보에 대한 종류, 관련된 전자적 또는 종이문서들을 보존하라는 지시, 어떤 정보들이 해당 ‘문서’를 구성한다는 정의, 특별한 경우에는 IT시스템을 통한 자동파기를 막기 위한 시스템 관리자에 대한 지시, 변호사 등 관련 책임자들에 대한 연락처를 포함해야 한다. 적어도 이 정도 노력을 했다는 것을 스스로 입증해야 하므로 이 조치는 즉흥적으로 이루어지기 어렵다. 평소 기업의 자료 보존정책과 그 시행이 계획적으로 이루어졌음을 보여주어야 한다. 특허전쟁시대다. 글로벌 기업들과 소송전에서 효과적으로 대응하기 위해서 이제라도 기업들은 기록관리에 관심을 가져야 할 때다. 누가 스스로 불리한 증거를 내고 싶겠는가. 기록을 함부로 인멸했다는 누명을 쓰지 않기 위해 필요한 요소가 무엇인지 기업의 법무팀, IT팀, 정보보안팀, 리스크관리팀이 주축이 되어 고민해야 한다. 무조건 모든 기록을 전부 남기는 것이 최선도 아니다. 몇년째 보지 않고 쌓아만 놓은 책은 먼지만 풍긴다. (FB/tek.law)

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It’s not Too Late to get an Email Archiving Solution

여기에서도 이메일 아카이빙 이유를 2가지로 설명합니다.

1. 현재 사용하는 이메일 서버의 스토리지 이용측면과
2. e-discovery 또는 기타 요청에 따른 신속한 대응입니다.

이러한 이유로 바로 이메일 아카이빙을 시작해야합니다..

http://www.business2community.com/online-marketing/its-not-too-late-to-get-an-email-archiving-solution-0303688

It’s not Too Late to get an Email Archiving Solution
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There are a number of common themes when you talk about email archiving solutions. You’ll always hear about related to compliance, eDiscovery and storage as the benefits of email archiving. Another of those themes is time. An email archive can save you time and time is also a reason you should get one.

Email Archives Can be Built Retrospectively

The most common piece of advice you’ll get is to start archiving now, before it’s too late. The ‘too late’ in this instance relate back to the other themes mentioned. You need to get an email archiving solution before your storage runs out. Or you have a complex eDiscovery request to respond to. Or you need to report to the regulator.

When you hear all of this, it’s natural to think that it could already be too late. That your email storage is already so clogged up that an archive couldn’t save you. Thankfully, that’s not the case. A good email archiving solution will allow you to retroactively pull old emails into the archive. Even if you’ve been neglecting your email and it’s getting out of control, you can regain control with an archiving solution.

But You Still Can’t Ignore Archiving

That doesn’t mean you can go on ignoring your email though. If you’re not archiving your email, you do need to start. If you do find yourself with a regulatory or eDiscovery request, that’s going to be a slow and expensive process without an email archive. If you wait until that time to invest in an email archive, you’re overcomplicating a simple process.

If you get an email archiving solution now, you can work with your provider to build your retroactive archive. If you try to do that under the pressure of a legal timeline, it’s a far more complex task. There’s also no guarantee that you’ll be able to complete the request through your new archive. By that time, the emails you require may already have been deleted, or your current backups may be corrupt.

If you’re considering an email archiving solution, there are two facts you need to take into account: It’s not too late, yet.

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이메일 아카이빙 솔루션과 일반 아카이빙 솔루션의 차이

아래의 내용을 정리하면

1. 이메일 아카이빙 솔루션은 파일 자체보다는 메세지 자체에 촛점을 맞춘다.(첨부파일 처리)
2. 이메일 아카이빙 솔루션에는 다양한 암호화 기술이 포함되어 있다.
3. 사용자가 자주 검색/조회한다.
4. e-discovery 관점에서 다양한 메일의 검색할 수 있는 강력한 엔진이 포함되어 있다.
5. 검색결과를 다른 형태(PST)로 이용할 수 있는 기능이 있다.
6. 메일 보존 정책을 관리할 수 있다.

특성에 맞는 Archiving 제품 선택이 필요합니다.

Comparing email archiving software with general archiving software

Brien Posey

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What does email archiving software offer that a general archiving product does not? And is it advisable to use email-specific archiving software, or is it better to try to find a product that meets all of your needs?

The most obvious difference is that email archiving software focuses on messages rather than files. That isn't to say that email archiving software doesn't deal with files at all, however. Because files of varying types are often attached to email messages, a good message archiving product needs to be able to look inside of those attachments.

Almost any archiving product is designed to prevent the archived data from being tampered with, and email archiving software is no exception. Email archiving products use a variety of encryption techniques, and the messages are usually locked away in a database for safe keeping. It is worth noting that some email archiving products continue to allow users to have seamless read-only access to their messages even after those messages have been archived. Such a feature typically requires integration with a mail client such as Outlook or Outlook Web Access, which is another way in which email archiving software differs from other types of archiving software.

Typically, email archiving software features a very rich e-discovery engine. The e-discovery engine allows a designated person to perform advanced queries against massive quantities of mail in an effort to locate precisely the messages that are needed. Once these messages are located, the software allows them to be exported to either to a PST file or to a proprietary file format.

Another feature that is sometimes found in email archiving software, but that does not always exist in general purpose archiving software, is a content retention policy. Various regulations require companies to retain messages for a specific length of time. Once the required retention period expires, it is in the company's best interest to get rid of old messages. The content retention policy mechanism typically allows for automatic purging of expired messages.

As to whether it is advisable to choose an email archiving-specific product, it really depends on an organization's unique needs. There are advantages and disadvantages to each approach.

One of the main advantages to the all-in-one approach is that purchasing a single piece of software is often far less expensive than purchasing individual single-task applications.

Another advantage to using the all-in-one approach is that the experience is seamless. Multiple functions (such as backup and archiving) are performed through a single application. This may help to reduce the learning curve and lessen the chances of encountering compatibility problems, which can be an issue when using software from multiple vendors.

On the other hand, there is certainly something to be said for using individual applications as well. For starters, all-in-one packages tend to cover the basics, but may lack some of the more advanced features noted above. Purchasing individual applications for each task gives you the flexibility to choose applications that contain exactly the features you need. Furthermore, if an application is dedicated to one specific task (such as email archiving), then odds are that the software probably performs that task well.

E-discovery에 관하여

E-discovery에 관하여

법률사무소 민후 김경환 변호사

우리나라 법원에서 소송을 하는 사람은 종이문서를 제출하지 않고도 전자문서로 소송을 할 수 있다(민사소송 등에서의 전자문서 이용 등에 관한 법률). 법원에서 작성한 조서도 전자문서로 보관되어 원고ㆍ피고가 전자적인 방법으로 열람할 수 있고, 상대방이 제출한 문서ㆍ법원이 작성한 재판서도 당사자는 전자적인 방법으로 열람할 수 있다. 또한 직접 송달을 받지 않고 전자적인 방법으로 송달받을 수 있으며, 전자문서를 열람ㆍ청취ㆍ시청하는 방법으로 증거조사를 실시할 수 있다. 

이미 전자문서가 소송실무 내에 깊이 파고들어 있는 것이다. 하지만 여기서 설명하려는 E-discovery 제도는 우리나라 법원이 실시하고 있는 전자소송보다 훨씬 더 앞선 것이다. 미국과는 달리 우리나라에서는 아직까지는 E-discovery 제도가 시행되고 있지는 않지만, 미국기업과의 분쟁이 있는 경우를 대비하여 이 제도를 알아둘 필요는 있고, 또한 향후 IT 산업발전과 소송실무의 신뢰를 위하여 우리나라에서도 그 도입이 시급한 제도라고 생각한다. 본격적으로 E-discovery를 논하기에 앞서 E-discovery로 인하여 이익을 본 기업과 손해를 본 기업을 예로 들어보고자 한다. 

하이닉스는 지난 2000년, 램버스로부터 중앙처리장치(CPU)와 D램 메모리 간 데이터 교신 효율화 관련 특허 침해를 이유로 공격을 당하였고 제1심에서 패소하여 거액의 로얄티를 물게 되었다. 이후 항소심에서 하이닉스는 램버스의 특허 출원 당시 악의적이고 불법적인 이메일과 내부보고서 등의 증거 파기를 문제삼아 로얄티 조건을 유리하게 이끌어가게 되었다. 반면, 회사 내의 자동적인 이메일 삭제 기능을 이용하고 있는 삼성전자는 애플과의 특허소송에서, 삭제된 이메일을 제출하지 못하여 법원으로부터 고의적인 자료 파기가 아닌지 의심을 산 적이 있었다. 

위 두 기업의 예에서 추측하였겠지만, E-discovery 제도란 소송 당사자가 상대방이나 제3자로부터 소송과 관련된 모든 전자기록을 수집할 수 있도록 허용하는 제도를 말한다. 그리고 증거 수집 중에 이메일 등 전자기록을 누락하거나 삭제했다는 사실이 드러날 경우 소송에서 매우 불리하게 된다. 이 제도는 이전에 있었던 Discovery 제도를 이메일, 데이터베이스 등의 전자기록에까지 확장한 것으로서, 2007년 1월 미국 연방민사소송규칙 개정으로 의무화되었다. 

증거 숨기기에 급급하고 증거위변조를 대수롭게 생각지 않은 우리나라 소송 풍토에서는 이해하기 어려운 제도이지만, 미국에서는 이미 확립된 제도로서, 소송에 처하게 된 당사자가 소송과 관련하여 자신이 무엇을 가지고 있는지 정리한 다음 이를 상대방에게 공개해야 하고, 만일 고의로 누락하였다면 법적인 제재를 받을 수 있다. 소송에 들어가는 시간을 절약하고, 예기치 못한 공격을 하는 것을 방지하기 위하여 도입된 제도이다. 소송은 진실에 접근하는 제도이지 결코 게임이나 우연이 되어서는 아니된다는 점에서 이 제도의 필요성은 매우 절실하다고 생각한다. 

법적으로 설명한 E-discovery라는 것은 증거의 개시 제도이지만, E-discovery의 기능은 여기에서 멈추지 않는다. E-discovery란 합리적인 기록관리를 통한 경영혁신, 내부조사를 통한 적절한 기업감시의 달성, 전자기록 통합 및 모니터링을 통한 정보보안의 극대화, 자료검색 편이를 통한 업무효율의 극대화, 문서의 효율적 관리를 통한 특허소송 등의 합리적 대비까지도 가능하게 해 준다. 

기업이나 개인이나 공히 기록은 대부분 전자기록의 형태로 이루어져 있고, 일부러 통합하여 관리하지 않는 한 각 직원의 PC나 노트북에 정리되지 않는 산재된 형태로 축적되어 있다. 하지만 E-discovery 솔루션을 통하여 중앙집중식으로 전자기록을 합리적으로 관리하고, 분류하며, 검색의 편이성을 최대한 제공한다면 사정은 달라질 것이다. E-Discovery를 단순히 증거개시를 준비하기 위한 시스템으로 생각하지 말고, 적극적으로 전자기록의 합리적 관리를 통한 기업경영효율의 극대화, 소송 등의 합리적 대비방안 등으로 이해하는 게 필요하다. 

하지만 근본적으로 E-Discovery는 변호사가 이용하는 시스템이므로, 단순히 많은 양의 데이터를 아카이빙해두는 것으로 만족한다든지, IT적으로 접근하여 보관정책을 수립한다든지 하면 제대로 된 E-Discovery라 할 수 없는 것이다. 여러 가지 법적 요건을 고려하여 보관정책을 수립하여야 할 것이며, 실제 소송을 고려하여 유용한 소송데이터를 보관하여야 할 것이며, 법원이나 상대방에게 현출할 것을 대비하여 데이터를 관리하여야 할 것이다. 한마디로 법의 영역과 IT 영역이 혼재되어 있다고 보아야 한다. 

가트너의 자료에 따르면, E-Discovery 솔루션 시장은 2008년까지?연 50% 이상의 고속 성장세를 보였으며 2009년 이후 연평균 21%의 성장세를 보일 것이라고 전망했다. 이렇게 글로벌한 E-Discovery 시장규모는 성장하고 있지만, 우리나라 시장의 경우, 아직 시장은 법제화의 미비, 수요의 부족, 투자의 기피 등으로 인하여 걸음마 단계에 있다. 법조의 글로벌화, 지식재산의 수호를 위하여 E-Discovery 제도 및 E-Discovery 솔루션 시장에 대한 대대적인 지원과 관심이 필요한 때인 것 같다

이디스커버리 - 구태언 변호사(테크앤로 법률사무소)

이디스커버리

구태언 변호사(테크앤로 법률사무소) 최근 SK하이닉스가 램버스를 상대로 낸 특허침해소송에서 램버스가 소송에 불리한 증거를 파기했다는 이유로 파기환송 판결이 내려지자 영미법계의 이디스커버리(E-Discovery,전자적 증거개시제도)에 대해 관심이 높아지고 있다. 얼마 전 삼성전자와 애플의 특허침해 소송에서 삼성전자가 패소하게 된 원인 중 하나로 내부 이메일과 개발문서가 미국 법정에 제출됐기 때문으로 알려진 것도 마찬가지다. 미국은 전자적 저장증거(ESI, Electronically Stored Information)를 소송에서 제출할 근거를 만들기 위해 2006년 연방민사소송절차법을 개정하여 이디스커버리를 도입했다. 이디스커버리는 주로 특허침해소송, 제조물책임소송, 파산절차, 중재재판 등에서 활용되나, 정부기관에 의한 반독점소송 등에서도 활용된다. 일단 이와 같은 절차에서 증거개시명령을 받게 되면 상대방이 선임한 전문가들에 의해 기업의 내부자료가 법원에 그대로 현출되게 된다. 어느 기업이 소송에 불리한 증거자료를 그대로 법원에 내고 싶겠는가? 램버스의 증거파기도 그와 같은 본능이 아닐까 싶다. 문제는 증거의 고의적 파기로 인해 본안판결 패소와 같은 치명적 제재를 받을 수 있다는 데 있다. 반대로 재판을 이기기 위해 꼭 필요한 자료인데 보존이 제대로 되지 않아 재판에 현출하지 못해 패소판결을 받는 경우도 많다. 기업의 자료란 워낙 방대하고 구성원이 개별적으로 관리하는 자료가 여전히 많아서 정확히 자료의 존부와 가치를 아는 내부직원이 드물기 때문이다. 핵심은 기록물 관리이다. 기업의 기록물이 제대로 관리되기 위해서는 많은 고려가 있어야 한다. 직원들이 중요자료를 개별관리하다 퇴직과 함께 소실되는 일이 비일비재하다. 기업에 치명적 법률위험을 안겨주는 기록물 관리는 이디스커버리의 핵심요소이다.