1. 수신인 지정
- 받는사람 : 이메일 수취인(개인이나 복수의 사람, 그룹 가능)
- 참조 : 이메일의 내용을 알아야 하는 사람
- 숨은참조 : 이메일의 내용을 알아야 하는 사람중에 받는사람이 알지 않았으면 하는 사람
이메일도 하나의 문서이고 이 문서를 누구에게 보내는 건지 받는사람 리스트에 넣어야 합니다. 그리고 메일 본문에도 맨 앞에 누구에게 보내는 건지 밝혀야 합니다. 참조인은 이메일을 받는 사람이 아니고 알아야 하는 사람을 넣어야하죠. 업무에 관련없는 사람까지 넣는 것은 예절에 벗어나는 행동입니다. 숨은참조에 있는 사람은 받는사람이나 참조인이 볼 수 없습니다. 필요한 경우만 잘 사용해야 합니다.
2. 회신하기
메일을 받으면 간단하게라도 회신을 합니다. 만약에 자신이 받는사람이라서 회신을 할 경우에 참조인이 있으면 '전체회신'을 눌러야 합니다. 그렇지 않으면 보낸사람에게만 가기 때문에 참조인이나 다른 받는사람에게는 메일 회신이 가지 않아 업무에 혼선이 생깁니다. 지메일에는 세팅에서 지정해 줄 수 있습니다.
3. 대화는 채팅으로
받은 사람과 참조자가 많을 경우에는 중요내용이 아닌 단순한 내용 및 대화는 개별적으로 채팅으로 해야 합니다. 전헤회신으로 질문하고 답변하면 나중에는 메일 내용을 찾을수가 없어집니다. 채팅을 hangout으로 하면 나중에 대화내용을 검색할 수 있습니다. 내가 카톡으로 보냈나? 문자로 보냈었나? 혼란스러워할 필요가 없어집니다.
4. 답변하기
회신이 필요없는 메일에 대해서도 수신확인차 '잘 받았습니다', '알겠습니다' 라고 메일을 보내야합니다.
말로 다른 사람에게 이야기하는 것보다 더 힘든것은 글로 전달하는 것입니다. 사회생활이나 학교생활에서 불필요한 오해는 없앨 수 있도록 이메일 사용에 신중을 기해야 하겠습니다.
