요즘에 다음에서 연재하는 미국문화를 소개하는 '한국 vs 미국 직장 1mm 차이'를 즐겨봅니다. 이번에 나온 문화의 차이는 이메일과 전화에 대한 이야기이네요. 우리나라에서는 모르는 사람에게도 전화를 부담없이 하는데 미국은 이와는 반대이네요. 반대로 이메일은 우리나라에서 좀 부담스러워 하는데 반대로 미국에서는 더 간편하게 사용을 하는군요.
이러한 차이로 5, 7, 8번의 내용이 존재할 수 있겠네요
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한국 회사에서도 어느 정도 그렇긴 하지만 미국 회사에서 이메일은 업무의 핵심 요소라고 할 수
있다. 모든 일이 이메일을 중심으로 진행된다. 이메일만 잘 써도 능률적으로 일을 처리할 수 있다.
업무 관계로 만난 사람과도 아무 거리낌없이 휴대 전화번호를 교환하고 별로 중요하지 않은 용건으로도 상대방의 휴대폰으로 주저 없이 전화를 거는 편인 한국 문화는 미국에서는 무례한 것으로 여겨질 수 있다.
전화보다는 이메일이 먼저
업무 관계로 만난 사람과도 아무 거리낌없이 휴대 전화번호를 교환하고 별로 중요하지 않은 용건으로도 상대방의 휴대폰으로 주저 없이 전화를 거는 편인 한국 문화는 미국에서는 무례한 것으로 여겨질 수 있다.
기본적으로 미국인들은 비즈니스관계에서 예고 없이 전화를 잘 걸지 않는 편이다. 모르는
번호에서 온 전화는 잘 받지 않는 사람들이 많다. 전화를 받을 수 있는데도 자동으로 보이스 메일(음성사서함)으로 넘어가게 놔두는 경우가 많으며
남겨진 메시지를 들어본 다음에 필요하면 콜백을 한다.
문자 메시지를 애용하는 한국 문화에서는 이해가 가지 않겠지만 폭설로 인한 휴교 같은 대량으로 학부모들에게 보내야 할 메시지도 문자로 안 보내고 자동 녹음된 전화메시지로 알려준다. 알림 전화를 받지 못하면 음성메시지로 남겨지는 방식이다. (미국에서는 전화나 문자를 받는 편에서도 요금을 부담한다. 그래서 스팸 문자에 특히 민감하다)
보통 아주 절친한 사이가 아닌 경우 보통 비즈니스파트너에게 미리 이메일을 보내서 "오늘 몇 시쯤 전화통화가 가능하냐. 용건은 무엇이다"라고 이메일을 주고 받으며 확인하고 통화 일정을 잡는 경우가 많다. 컨퍼런스콜 일정이 잡히면 캘린더(일정관리)소프트웨어의 초대기능을 통해서 참석자들에게 초대메일을 보내고 Yes나 No로 응답해서 참석여부를 조율한다.
워낙 다양한 시간대와 생활문화가 존재하는 나라다 보니 멀리 떨어져 있는 거래처와의 통화는 서로 업무시간이 겹치지 않을 수도 있고 서로의 식사시간, 가족시간을 방해할 수도 있기 때문에 예고 없는 전화 걸기를 피하는 것이다.
어쨌든 이메일은 미국 직장 생활의 기본이다. 내가 경험한 미국 비즈니스 이메일 문화의 특징은 다음과 같다.
문자 메시지를 애용하는 한국 문화에서는 이해가 가지 않겠지만 폭설로 인한 휴교 같은 대량으로 학부모들에게 보내야 할 메시지도 문자로 안 보내고 자동 녹음된 전화메시지로 알려준다. 알림 전화를 받지 못하면 음성메시지로 남겨지는 방식이다. (미국에서는 전화나 문자를 받는 편에서도 요금을 부담한다. 그래서 스팸 문자에 특히 민감하다)
보통 아주 절친한 사이가 아닌 경우 보통 비즈니스파트너에게 미리 이메일을 보내서 "오늘 몇 시쯤 전화통화가 가능하냐. 용건은 무엇이다"라고 이메일을 주고 받으며 확인하고 통화 일정을 잡는 경우가 많다. 컨퍼런스콜 일정이 잡히면 캘린더(일정관리)소프트웨어의 초대기능을 통해서 참석자들에게 초대메일을 보내고 Yes나 No로 응답해서 참석여부를 조율한다.
워낙 다양한 시간대와 생활문화가 존재하는 나라다 보니 멀리 떨어져 있는 거래처와의 통화는 서로 업무시간이 겹치지 않을 수도 있고 서로의 식사시간, 가족시간을 방해할 수도 있기 때문에 예고 없는 전화 걸기를 피하는 것이다.
어쨌든 이메일은 미국 직장 생활의 기본이다. 내가 경험한 미국 비즈니스 이메일 문화의 특징은 다음과 같다.
1. 격식 없이 짧게 쓴다
정말 용건만 간단히 쓰는 편이다. "Hi John." 같은 식으로 가볍게 시작해 용건으로 곧바로 들어간다. 오랜만에 연락하는 경우에도 "I hope this email finds you well.", "I hope all is well with you." 같은 간단한 안부 뒤에 용건만 이야기한다. 그리고 Best, Best wishes 등의 맺음 인사와 함께 끝맺는다.
2. 답장이 빠르다
데스크탑PC에서든 스마트폰에서든 이메일을 받으면 보는 즉시 답장하는 사람이 많다. 이메일을 보내면 당연히 답장할 것으로 생각하기 때문에 전화해서 "이메일 보냈으니 확인하고 답장 바란다"는 이야기를 하는 경우는 거의 없다.
답장도 "Yes", "OK"같은 식으로 아주 간단히 답하는 사람이 많고 마치 채팅하듯 이메일을 교환할때가 많다. 이메일 교환속도가 업무의 스피드와 직결되기 때문일 것이다.
3. 참조(cc)를 잘 활용한다
이메일을 보낼 때 업무에 직접 관여하는 상대방외에 관련해서 그 내용을 알아야 할 사람들을 참조자로 잘 집어넣는 편이다. 답장을 할 때는 꼭 전체답장(Reply all)을 해서 정보를 다 같이 공유한다. 나중에 길게 이어진 이메일 교환 내용만 봐도 무엇을 어떻게 논의했는지 알 수 있도록 한다. 물론 지나치게 참조자를 많이 남발해 집어넣는 것은 거꾸로 공해다.
4. 이메일 자체가 업무상 효력이 있다
구매지출결의나 대외 계약체결 같은 건이 아니면 별도의 결재문서 없이 웬만한 회사내부의사결정은 이메일을 통해서 끝내는 경우가 많다. 대기업이 아니고 작은 규모의 회사일수록 더욱 그렇다.
5. 회사 이메일만 사용한다
회사일에 야후메일이나 지메일 같은 개인 이메일을 쓰는 것은 금기시되어 있다. 회사 이메일주소도 john.wood@icn.com 같은 식으로 자신의 이름을 기본으로 작명한다.
회사 이메일에 Honeybee@icn.com movielover@icn.com 같은 식으로 닉네임 이메일 주소를 쓰는 경우도 극히 드물다. (솔직히 본 기억이 없다) 이런 이메일 주소를 보면 미국비즈니스맨들은 프로페셔널하지 않다고 여길 것이다.
6. 사람 소개는 이메일로
많은 새로운 비즈니스가 사람 연결에서 나온다. 그런데 미국에서 많은 회사-사람소개는 실제 만남없이 단순히 이메일을 통해서 이뤄진다. 소개시켜주려는 사람이나 회사가 멀리 떨어져있어서 물리적으로 직접 만나는 것이 쉽지 않기 때문이다. 미국에서는 소개 이메일을 잘 써야 유능한 비즈니스맨이라는 얘기도 들었다. 지난 몇 년간 미국에서 몇백 번은 넘게 소개메일을 쓰거나 이메일로 사람을 소개받았던 것 같다. 그 중 실제로는 못만나본 사람들도 부지기수다. 이런 경우 "Nice to meet you over email."보다는 "It’s great to connect with you"라고 이메일로 인사하는 것이 낫겠다.
7. 이메일 박스는 (당연히) 회사소유다
회사에서 해고가 되면 가장 먼저 회사 이메일 박스부터 차단이 된다. 업무 이메일에 담겨있는 내용이 회사의 재산이라고 여기기 때문이다. 영업담당자가 해고되면 후임자에게 전임자의 이메일 박스를 통째로 주기도 한다. 영업상 중요한 내용이 다 들어있기 때문이다.
8. 이메일은 증거 자료다
업무상 사고가 생기거나 소송이 걸리면 이메일이 증거자료가 된다. 법원명령에 따라 이메일을 모두 제출해야 하는 경우가 있을수가 있다. 고의로 이메일을 삭제하는 것은 증거인멸시도가 되기 때문에 주의해야 한다. 그래서 내가 쓰는 회사 이메일은 나중에 남들이 다 들여다 볼 수도 있다는 점을 항상 명심해야 한다. 사적인 이메일이나 감정섞인 이메일은 자제해야 한다.
정말 용건만 간단히 쓰는 편이다. "Hi John." 같은 식으로 가볍게 시작해 용건으로 곧바로 들어간다. 오랜만에 연락하는 경우에도 "I hope this email finds you well.", "I hope all is well with you." 같은 간단한 안부 뒤에 용건만 이야기한다. 그리고 Best, Best wishes 등의 맺음 인사와 함께 끝맺는다.
2. 답장이 빠르다
데스크탑PC에서든 스마트폰에서든 이메일을 받으면 보는 즉시 답장하는 사람이 많다. 이메일을 보내면 당연히 답장할 것으로 생각하기 때문에 전화해서 "이메일 보냈으니 확인하고 답장 바란다"는 이야기를 하는 경우는 거의 없다.
답장도 "Yes", "OK"같은 식으로 아주 간단히 답하는 사람이 많고 마치 채팅하듯 이메일을 교환할때가 많다. 이메일 교환속도가 업무의 스피드와 직결되기 때문일 것이다.
3. 참조(cc)를 잘 활용한다
이메일을 보낼 때 업무에 직접 관여하는 상대방외에 관련해서 그 내용을 알아야 할 사람들을 참조자로 잘 집어넣는 편이다. 답장을 할 때는 꼭 전체답장(Reply all)을 해서 정보를 다 같이 공유한다. 나중에 길게 이어진 이메일 교환 내용만 봐도 무엇을 어떻게 논의했는지 알 수 있도록 한다. 물론 지나치게 참조자를 많이 남발해 집어넣는 것은 거꾸로 공해다.
4. 이메일 자체가 업무상 효력이 있다
구매지출결의나 대외 계약체결 같은 건이 아니면 별도의 결재문서 없이 웬만한 회사내부의사결정은 이메일을 통해서 끝내는 경우가 많다. 대기업이 아니고 작은 규모의 회사일수록 더욱 그렇다.
5. 회사 이메일만 사용한다
회사일에 야후메일이나 지메일 같은 개인 이메일을 쓰는 것은 금기시되어 있다. 회사 이메일주소도 john.wood@icn.com 같은 식으로 자신의 이름을 기본으로 작명한다.
회사 이메일에 Honeybee@icn.com movielover@icn.com 같은 식으로 닉네임 이메일 주소를 쓰는 경우도 극히 드물다. (솔직히 본 기억이 없다) 이런 이메일 주소를 보면 미국비즈니스맨들은 프로페셔널하지 않다고 여길 것이다.
6. 사람 소개는 이메일로
많은 새로운 비즈니스가 사람 연결에서 나온다. 그런데 미국에서 많은 회사-사람소개는 실제 만남없이 단순히 이메일을 통해서 이뤄진다. 소개시켜주려는 사람이나 회사가 멀리 떨어져있어서 물리적으로 직접 만나는 것이 쉽지 않기 때문이다. 미국에서는 소개 이메일을 잘 써야 유능한 비즈니스맨이라는 얘기도 들었다. 지난 몇 년간 미국에서 몇백 번은 넘게 소개메일을 쓰거나 이메일로 사람을 소개받았던 것 같다. 그 중 실제로는 못만나본 사람들도 부지기수다. 이런 경우 "Nice to meet you over email."보다는 "It’s great to connect with you"라고 이메일로 인사하는 것이 낫겠다.
7. 이메일 박스는 (당연히) 회사소유다
회사에서 해고가 되면 가장 먼저 회사 이메일 박스부터 차단이 된다. 업무 이메일에 담겨있는 내용이 회사의 재산이라고 여기기 때문이다. 영업담당자가 해고되면 후임자에게 전임자의 이메일 박스를 통째로 주기도 한다. 영업상 중요한 내용이 다 들어있기 때문이다.
8. 이메일은 증거 자료다
업무상 사고가 생기거나 소송이 걸리면 이메일이 증거자료가 된다. 법원명령에 따라 이메일을 모두 제출해야 하는 경우가 있을수가 있다. 고의로 이메일을 삭제하는 것은 증거인멸시도가 되기 때문에 주의해야 한다. 그래서 내가 쓰는 회사 이메일은 나중에 남들이 다 들여다 볼 수도 있다는 점을 항상 명심해야 한다. 사적인 이메일이나 감정섞인 이메일은 자제해야 한다.
이런 이메일 문화에서 일해온 미국인들은 다른 나라회사와 일하면서 이메일 답장이 느리거나 거의
없다고 불평을 하는 경우가 많다. 미국회사에서 일하는 한국분들도 한국회사와 업무 이메일을 교환하면서 답답해 하는 경우가 많다. 이메일을 한국
쪽에 보냈는데 답장이 없고 함흥차사인 경우가 많아 꼭 이메일을 보내고 전화로 수신여부를 확인하고 이메일 답장을 독촉해야 하는 경우가 많다는
것이다. 업무내용을 한국에서 카카오톡이나 문자로 교환하는 것에 대해서도 이해를 하지 못한다. 업무 히스토리는 이메일로 남아야 한다고 생각하기
때문이다.
물론 미국사람이라고 해서 모두 이메일을 잘 쓰는 것은 아니다. 제때 답장을 하지 않아 주위의 원성을 사는 직원도 있었다. 너무 이메일을 많이 받아서 그럴지도 모르지만 자신에게 중요하지 않은 사람에게 온 메일은 잘 답장을 하지 않는 경우도 있었다. 이런 일이 반복되면 업무 관련해서 평판이 나빠지게 되니 주의해야 한다.
개인적으로 이런 미국식 이메일 문화는 좋다고 생각한다. 미국회사들이 재택근무나 원격근무를 허용하는 것도 이처럼 이메일을 효율적으로 업무에 사용하는 문화가 확립되어 있기 때문이다.
물론 미국사람이라고 해서 모두 이메일을 잘 쓰는 것은 아니다. 제때 답장을 하지 않아 주위의 원성을 사는 직원도 있었다. 너무 이메일을 많이 받아서 그럴지도 모르지만 자신에게 중요하지 않은 사람에게 온 메일은 잘 답장을 하지 않는 경우도 있었다. 이런 일이 반복되면 업무 관련해서 평판이 나빠지게 되니 주의해야 한다.
개인적으로 이런 미국식 이메일 문화는 좋다고 생각한다. 미국회사들이 재택근무나 원격근무를 허용하는 것도 이처럼 이메일을 효율적으로 업무에 사용하는 문화가 확립되어 있기 때문이다.
- 19화 끝 -
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