이제는 이메일 아카이빙을 법적으로 강제해야 합니다.

아래 기사와 같은 이유로 중요기관에 대한 이메일 아카이빙은 법적으로 준수되어야 합니다.

http://media.daum.net/society/others/newsview?newsid=20160607222336838

The Must-Haves Of Email Archiving

보통 이메일 아카이빙의 도입필요성에 대해서 이야기할때 컴플라이언스나 리스크 이야기를 많이 하는데, 여기에서는 Keep emails clean, Find and stop internal “spammers”, Employee satisfaction, Email flow control 등 재미있는 이야기를 합니다. 실제로 이메일 담당자를 만나면 자기 회사의 송수신 이메일량을 모릅니다. 이메일 서버에서는 파악하기가 어렵고 당연히 회사내에 어떤 이메일들이 왔다갔다하는지 모른다는 이야기이죠.

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Email, today, has become one of the most pivotal forces across the globe for essential business communication.  There is a massive growth in email usage and this not only causes inconvenience in sorting and archiving, but also creates storage issues. With emails electronically substituting legal business documentation, the information being passed on through this electronic correspondence constitutes a record. Such correspondence needs to be maintained for a minimum period of time, often established by the law. Email archiving has become an essential part of maintaining business records.

It is not only important to deploy strong archiving measures but also to learn ways to strengthen the existing ones. There are some key elements that a strong archiving infrastructure should comprise of.

- Archiving for email, files and calendars

An effective archiving mechanism must be able to archive various entries such as emails, calendars, faxes etc. It should facilitate sharing and also ensure safe storage of these files.

- Secure archiving for compliance

It is important to minimize legal risk. The archiving solution or archiver must ensure that the files and mails are stored in their original form and must not be dabbled with. This helps in compliance, e-discovery and internal investigations.

- Protect sensitive company data

Regular reports should be able to identify emails containing sensitive information, including social security numbers, credit cards and other sensitive information that could put you at legal or financial risk. The archiver should also be able to show who the employees, or groups of employees, are communicating with on a regular basis. This information can help the management identify which users are most productive and show communication networks as they build within the company. So if an employee leaves the company suddenly, their replacement can pick up right where they left off.  

- Email responsiveness

Lack of responsiveness or late replies can be damaging in terms of business opportunities. An effective email archiver must be able to identify the employees that are usually late in responding to emails in comparison to the ones who are quick.

- Corporate emails

More often than not corporate email IDs end up being used by employees for their personal work as well, which defeats the entire purpose of corporate emails. The archiver must be able to provide such data on the number of emails being sent predominately for work purposes. The archiver should generate reports on the number of emails being directed to free web-based email providers.

- Lower email storage costs

As the storage cost for emails is going down, the average file size sent through email is growing. The archiver must be able to retain files according to the type and sizes, and also show who is storing what in the archive.

- Prevent security breaches

Dormant email accounts present a security threat to the system because of needless entry points into the network that they furnish. Accounts that are not being used also lead to a huge amount of storage space that can be allocated to active users. An effective archiver must be able to detect such accounts

- Keep emails clean

Inappropriate emails can cause serious hassles for an organization causing unwanted lawsuits. It is therefore essential for the archiver to identify and manage the constant wrongdoers by tracking the vocabulary used in the mails.

- Find and stop internal “spammers”

Although there may be a need to connect with a huge audience through emails, an effective archiver must be able to identify the employees that mark other people in their mails, even when there is no need to. This would help in saving time and resources.

- Employee satisfaction

The archiver should be able to fancy the mood of the employees. It must be capable to identify who is emailing recruiters and receiving alerts from job search sites, so the HR issues can be addressed directly before it’s too late.

- Email flow control

A fundamental function that an archiver must possess is the ability to control the email flow. The archiver must not only be able to identify the sender and the receiver of the emails but also their source. This would help organizations in studying the flow of their emails and also facilitate decision making based on the real data in email trends.  

사라지는 이메일 시대! 보안 고려 사항은?

최근에 개인은 이메일을 많이 안쓰지만 회사에서 업무용 이메일은 횟수나 사이즈가 계속 증가하고 있습니다. 그만큼 점점 더 중요해 지고 있고, 앞으로도 대체할 수단은 아직 없는거 같습니다.

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 수년 내에 인터넷 환경에서 이메일이 사라진다. 이미 스냅챗에서 친구들과 문자 나누고, 핸드폰 문자메시지는 긴급한 것이나 중요한것, 장거리 전화는 스카이프로 대체되며, 2-3년후는 완전히 사라질 이메일 대신 빔 텔레프레즌스 또는 가상세계(VR) 기술을 사용할 것으로 예측되고 있다.

현재 이메일과 같은 통신 수단을 사용하는 비즈 환경의 변화로 보안측면에서 통제나 제어쪽 대상에 대한 새로운 대체 솔루션의 검토나 준비가 필요하다. 빔 텔레프레즌스와 가상세계(VR)에 대한 통제 솔루션은 현재 존재하지 않기 때문이다. 이러한 변화가 2~3년내에 온다면. 기존의 이메일 모니터링 방식의 보안통제 솔루션은 무의미해 지기 때문이다.

21세기 디지털 비즈니스 환경은 가속화되어 기존 변화보다 빠르게 찾아올 것이다. IT 기술 또한 진보가 기존보다 훨씬 빠르게 진행 될 것이 분명하다, 그렇다면 이런 것을 사전 준비하지 않는다면, 앞으로의 보안 통제 솔루션은 무의미해 지게 될 것이다. 현재 모든 기업에서 PC통제 솔루션 DLP나 DRM 같은 솔루션을 통해서 정보 유출을 차단하기 위한 고투자를 진행 하고 있다.

이것은 향후 3년, 길어야 5년이내에 다시 검토가 필요하다는 결론이 된다. 기술의 진보는 보안통제 환경을 아주 어렵게 만들고 있기 때문에 사실 아무리 보안 솔루션이 좋다 하더라도 100% 통제하는 것은 현실적으로 매우 어렵다.

보안은 이제 기업정보 유출을 차단시키는 부수적인 통제 관점이 아니라, 비즈니스 즉 보안경영측면에서 고려되어야 한다. 앞으로 중장기 보안 로드맵은 기업 CEO라면 누구나 관심을 두고 준비해야 한다.

유엔미래예측포럼 박영숙 대표는 아래와 같이 이야기 한다.

이메일 사용이 급격하게 감소하고 있다. 이메일의 역사는 인터넷의 역사와 함께 시작되었는데 많은 사람들이 국제전화나 텔렉스 등을 사용하다가 이메일을 사용하면서 너무나 간편하고 무료인 장점에 감동하였었다. 그러나 이제 이메일도 우리의 삶에서 사라져가고 있다. 

[판결] 이메일로 주고받은 사본 합의서도 효력 있어

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K리그 포항 스틸러스 구단에서 활약한 가나 출신 축구선수 데릭 아사모아(34)가 포항으로 이적하는 과정 중 전 구단에게서 받지 못했던 이적료를 받을 수 있게 됐다. 아사모아의 에이전트가 합의를 어겨 이적료를 받지 못했으므로 에이전트가 손해를 배상해야 한다고 법원이 아사모아의 손을 들어줬기 때문이다.

법원은 재판과정에서 선수와 구단들, 에이전트가 서명이 들어간 이적료 합의서 사본을 이메일로 주고 받았더라도 네 명의 서명이 들어간 합의서를 마지막 서명자인 에이전트가 사진으로 찍어 사진파일을 이메일로 선수와 구단에 보냈다면 그 합의는 유효하다고 판단했다.

대구고법 민사3부(재판장 진성철 부장판사)는 포항 스틸러스에서 뛰었던 데릭 아사모아가 에이전트 박모씨와 구단을 상대로 낸 약정금 청구소송 항소심(2014나21268)에서 원고패소 판결한 1심을 취소하고 "박씨는 아사모아에게 17만 달러를 지급하라"며 원고일부승소 판결했다.

재판부는 판결문에서 "박씨가 이적료와 관련해 아사모아와 포항, 아사모아의 전 구단인 PFC 로코모티프 소피아의 서명이 들어간 합의서에 서명을 한 뒤 이를 촬영한 사진파일을 최초 서명자인 선수와 포항구단에 보낸 점 등을 볼 때 네 명 사이 합의가 성립했다고 봐야 한다"고 밝혔다. 이어 "선수가 4자 합의서 원본을 갖고 있지 않았다는 사정만으로는 합의가 없었다고 보기 어렵다"고 덧붙였다.

재판부는 "박씨가 합의에 따라 포항이 로코모티프에게 줘야 할 25만 달러에 대한 가압류를 취하해야 하는 데도, 합의를 무시한 채 압류 및 추심 명령을 받아 25만 달러 중 약 15만 달러를 챙겨 아사모아가 이적료 17만 달러를 받지 못했으므로 박씨는 손해를 배상할 의무가 있다"고 설명했다.

포항은 2010년 박씨의 중개로 불가리아 리그에서 뛰고 있는 아사모아를 이적료 85만 달러에 영입하기로 하고 로코모티프에게 60만 달러를 선지급했다. 그러나 두 팀간 이적료 다툼이 생겼고, 이 다툼으로 로코모티프에게서 17만 달러를 받기로 한 아사모아는 한 푼도 받지 못했다. 로코모티프로부터 중개료 15만 8000달러 중 3만 달러만 받은 박씨는 포항이 로코모티프에게 줘야 할 25만 달러를 가압류 신청했다. 2012년 아사모아와 포항은 사태 해결을 위해 박씨의 가압류 취하를 전제로 한 합의서를 작성해 그 사본을 이메일로 로코모티프와 박씨에게 보냈다. 로코모티프는 합의서에 동의를 해 서명을 했다. 마지막으로 세 명의 서명이 든 합의서 사본을 받은 박씨는 서명을 한 뒤 사진을 찍어 합의서 사진파일을 로코모티프와 아사모아에게 이메일로 전송했다. 그러나 박씨는 가압류를 취하하지 않고 압류명령을 받아 1억6000여만원을 받았다. 아사모아는 박씨와 포항구단을 상대로 소를 냈으나 1심은 "선수가 당사자 4명이 서명한 합의서 원본을 소지하고 있지 않고, 원본의 존재도 인정할 수 없으므로 합의가 성립됐다고 보기 어렵다"며 원고패소 판결했다.

[단독] 외환은행, 직원 이메일까지 사찰 시도

회사 이메일에 대한 감시는 회사의 평상적인 업무라고 생각하는데 이런 뉴스는 여러가지를 생각하게 합니다. 회사에서 사용하는 이메일이 왜 개인정보보호법과 관련이 있을까요? 내부관리규정이 현재의 트렌드를 반영 못하지는 않을까요? 상위법인 금감원의 규준에는 감시를 하라고 나와있는데 앞뒤가 잘 맞지 않습니다.

사찰시도라는 표현에서는 이 뉴스가 다른 목적을 가지고 있는건 아닌가 의문스럽습니다.


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[앵커]
외환은행이 일부 직원들의 이메일을 동의 없이 복구해 들여다보려 했다는 의혹이 제기됐습니다.

내부 정보가 유출된 것을 의심해 감사를 벌인 것인데 YTN이 관련 공문을 단독 입수했습니다.

김대근 기자가 보도합니다.

[기자]
지난달 30일, 외환은행 경영정보보호TF팀에서 전산부서에 보낸 공문입니다.

지난해 10월부터 지난달 30일까지 일부 직원들이 주고받은 이메일을 복구해달라는 내용입니다.

첨부된 명단에는 중국 법인에서 근무했거나 근무 중인 직원 30명의 이름이 적혀있습니다.

은행이 내부 정보가 유출된 것을 의심해 직원들을 상대로 감사를 하는 과정이었습니다.

당시 외환은행과 하나은행 중국법인의 통합 과정에 대해 시민단체가 문제 제기를 했는데 이 과정에서 내부정보가 넘어갔다고 봤기 때문입니다.

문제는 이 과정에서 직원들의 메일 복구를 요청하면서 해당 직원들의 동의를 구하지 않았다는 점입니다.

[권형준, 한양대 법학전문대학원 명예교수]
"개인정보가 들어있는 메일을 본인 동의 없이 어떤 사유로든 수집하려고 했다면 또는 수집했다면 그것은 위법한 것으로서 잘못된 것이죠. 그런 시도 자체가 개인정보보호법에 위반되는 시도이기 때문에 시도 자체를 중지시킬 수밖에 없는 것이죠."

은행 측은 이후 열람이 필요한 11명을 추린 뒤 동의를 받아 메일을 복구하고 열람을 진행했다고 해명했습니다.

하지만 애초 직원의 동의 없이 메일을 복구하려 한 것 자체가 문제라는 지적입니다.

은행 내부정보관리 지침을 보면 은행 정보를 외부로 유출한 경우 제재할 수 있도록 돼 있습니다.

하지만 동의 없이 메일을 복구할 권한을 적시한 조항은 어디에도 없습니다.

내부정보 보호 의무를 담은 윤리강령과 서약서에도 이런 내용은 없습니다.

때문에 메일 복구를 요청하는 단계에서부터 해당 직원들 모두에게 동의를 구했어야 하는데 결과적으로 직원들의 인권이 무시됐다는 해석입니다.

[김보라미, 변호사]
"노동자의 인권에 대한 고려가 없이 이렇게 무작위적으로 현행법 위반의 소지가 있는 행위를 하려고 쉽게 시도했다는 것은 이번 건 외에 다른 건도 유사하게 했을 가능성이 있기 때문에 관계 당국은 전방위적으로 모니터링을 해볼 필요가 있지 않나…."

과도한 개인정보 수집과 메일 사찰 시도까지, 외환은행의 직원들에 대한 감시 논란이 끊이지 않고 있습니다. 

How important is email archiving? Just ask Hilary

최근에 개인메일을 사용한 힐러리 사건을 이메일게이트(EmailGate)라고 표현합니다. 개인적으로 보관하는 것은 자료들이 보호받지 못하고 향후 참조될 수 없어서 문제라고 하고, 클라우드를 사용하든지 다양한 디바이스를 사용하던지 하나의 레퍼지토리에 저장해서 조회, 검색할 수 있어야 한다고 합니다.

IDC에서도 회사의 60% 중요정보들이 이메일에 저장되어 있어 중요하지만, 개인적인 USB이나 개인저장소에 저장되어 있다고 합니다.

디바이스가 다양해 지고 저장의 영역이 모호해지면서 자동 아카이빙(automated archiving) 영역도 필요해보입니다.

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Hilary Clinton’s announcement of her candidacy for the Democrat nomination for the US presidency in a youtube video highlighted the increasing importance of social media in the modern world, but it was in marked contrast to her cavalier approach to emails in her time as US Secretary of State.

An article in the New York Times in March revealed Clinton had preferred to use her personal email address instead of her official .gov government e-mail address when she was Secretary of State between 2009 and 2013.

The National Archives and Records Administration (NARA) described this unusual situation as a “serious breach” of federal practices and the duty to preserve emails from government officials.

Using her private account meant Clinton’s emails were not protected, were not preserved for future reference and were unsearchable by the State Department. Unsurprisingly, this has raised questions over how a high ranking government official was able to make such exclusive use of her personal account for sensitive, work-related emails.

While Clinton’s case is unlikely to be unique, it is sufficiently high profile to help focus people’s attention on the significance of email to businesses and administrations. According to IDC, 60 per cent of critical information is stored in emails and many of them are generated and stored in USB keys or personal devices.

The onus is on companies and organisations to manage their employees’ emails to ensure they are accessible securely from anywhere and on any device, anytime. But as employees use new devices or share data in new ways, organisations need to stay on top of those developments and incorporate new forms of data into their governance plans. Otherwise, important data sources will be left unprotected and inaccessible.

The best way to ensure vigilant monitoring and data collection is through a single virtual repository that captures and stores data, whether it’s archived or backed up, in the public or private cloud, from all types of devices. With such a repository, data can be fully searched from a single location and deduplicated. The result is better control of applications, processes and data workflows across the organisation.

Very few companies or organisations, large or small, think to protect emails even though they contain documents and information of the utmost importance. But given their significance, they really ought to ensure emails are protected and accessible, especially for legal and information management purposes.

From a legal standpoint, it is essential to maintain the integrity of emails that need to be retained for a statutory period for legal and compliance reasons. It is also crucial that the proper information management structure is in place to organise data in a consistent and sustainable manner so emails can be properly archived and the information they contain can be easily accessed.

Automated archiving is a simple way to achieve those goals, to protect the sustainability of a company or organisation and to safeguard its image. The fall out from Hilary Clinton’s “Emailgate” demonstrates that organisations often don’t realise their internal information management strategy is ineffective, or even non-existent, until something bad happens.

Organisations need to think about the cost, risk and exposure implications of their information management strategy.

Nobody wants to be the poster child for the next Emailgate. Starring in negative headlines in the media is the worst way to discover there’s something wrong with your information management strategy, especially when it can be so easily prevented.

Read more: http://www.itproportal.com/2015/04/29/how-important-is-email-archiving-just-ask-hilary/#ixzz3YkjGm8xh

[기사] 이메일솔루션, 기업 업무 환경 개선 나선다

기업 업무에서 협업을 위하여 이메일만큼 강력한 툴은 없습니다. 하지만, 이러한 환경때문에 불필요한 이메일이 계속 증가하고 있고, 불필요한 이메일때문에 업무능률이 떨어지고 기업정보의 유출도 문제가 되고 있습니다.

실제로 회사메일을 어떻게 사용하는지 확인하면 깜짝 놀랍니다.

이메일솔루션, 기업 업무 환경 개선 나선다

12면3단| 기사입력 2015-01-12 18:03 

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이메일 솔루션을 통해 업무 효율성과 생산성을 높이는 방안이 주목받고 있다. 기존 그룹웨어를 포함한 기업용 소프트웨어(SW)와 결합한 이메일 서비스가 업무 환경 개선 수단으로 떠올랐다. 실제 활용도가 높아 관련 시장의 성장 잠재성이 커질 전망이다.

11일 업계에 따르면 협업을 강조한 통합 이메일 서비스 등 업무 생산성 향상을 위한 솔루션이 속속 등장하고 있다.

최근 소셜 메일 서비스 ‘버스(Verse)’를 출시한 IBM은 해외 기업 도입 사례를 기반으로 국내 기업 시장도 적극 공략할 계획이다. 한국IBM 관계자는 “모바일로 대변되는 급변하는 기업 업무 환경에서 기업은 시공간 제약 없이 사업을 수행하고 기업 내 다양한 조직 구성원들과의 협업할 수 있는 솔루션을 찾는다”며 “올해 버스 정식 버전을 출시하면서 국내 시장에서도 이메일을 통합 협업 사례가 늘어날 것”이라고 말했다.

업무용 메일은 세계적으로 하루 1080억건이 발송되며 직원은 받은 메일함을 하루에 36번 확인하는 것으로 나타났다. 그러나 받은 메일 중 14% 수준만 중요도를 지닌 것으로 추정된다. 메일 중요도를 분류해 불필요한 메일을 감소시키는 것이 업무 생산성 향상의 주요 수단으로 떠올랐다.

펜타시스템테크놀러지는 목적에 맞는 메일 사용으로 업무 시간 단축과 IT비용 절감을 위한 서비스를 제공하고 있다. 최근 ‘회사 이메일 바르게 사용하기’ 캠페인을 추진한 펜타시스템은 이메일아카이브어플라이언스(EMA) 장비와 회사 이메일 서버를 연동시켜 기업의 모든 송·수신 메일을 분류하는 서비스를 제공한다. 평소 불필요한 메일 비율과 회사 보안성과 중요정보가 외부로 유출되는지 여부를 조사해 현황과 사후 대책에 대한 컨설팅도 진행한다.

업계에서는 이메일이 기업 업무용으로 널리 사용되는 만큼 협업을 강조한 이메일 솔루션 시장 성장이 속도를 낼 것으로 전망하고 있다. IDC는 이메일이 단일 협업 툴로 가장 많이 사용되고 있으며 기업 이메일 시장 규모는 2017년 47억달러에 이를 것으로 예측했다. 업계 관계자는 “기존 사용자를 중심으로 이메일 기능 개선을 통한 업무 효율성을 높이는 수요가 커질 것”이라고 덧붙였다.

권동준기자 djkwon@etnews.com

이메일 아카이빙이 필요한 이유 - 미국 국세청 이메일 실종사건

【서울=뉴시스】문예성 기자 = 미국 국세청(IRS)의 정확한 수가 알려지지 않은 이메일들이 지워진 사실이 최근 드러나면서 이 문제가 정치적 이슈로까지 비화되고 있다.

지난 20일(현지시간) 미국 하원 세입위원회가 IRS의 한 전직 직원이던 로이스 러너와 그의 팀원의 이메일 실종 사건에 관련해 청문회를 연 가운데 존 코스키넌 국세청장은 사과를 거부했다고 CNN 등이 보도했다. 

코스키넌 청장은 러너가 근무하던 지난 2011년 컴퓨터 하드디스크가 고장나면서 2009~2011년까지 2년간의 이메일들이 모두 사라졌고 다른 직원들의 컴퓨터들을 통해 실종된 이메일 중 2만4000여 건을 복원하는데 성공했다고 밝혔다.

그러나 정보들을 복원할 수 있는 백업 파일마저 지워져 정확한 갯수도 확인되지 않은 파일의 100% 복구가 사실상 불가능한 상태라고 덧붙였다. 

사실 해명을 위해 IRS는 지금까지 진상조사위원회에 6만7000건의 이메일과 75만 페이지의 문서를 제출했다. 

이번 논란의 발단은 러너가 근무하던 2011년 중반 컴퓨터 하드디스크가 고장나면서 이로 인해 의원들이 찾는 이메일들이 지워졌다는 최근 국세청 발표에서 시작됐다. 

심지어 삭제된 내용을 복구시킬수 있는 백업 파일도 6개월 뒤 지워진 것으로 나타났다. 

공화당 의원들이 이번 사안에 흥분하는 이유는 러너와 그가 이끄는 팀이 '티파티'와 연관되는 보수 성향 정치단체들의 면세 문제를 다뤘기 때문이다. 

아울러 이날 청문회에서 코스키넌 청장은 실종된 이메일들이 시스템 다른 곳에 보관될 가능성에 관련해, 2009-2011년 동안에는 직원 컴퓨터 하드드라이브가 고장나면 정보를 상실할 수 밖에 없었다고 설명했다. 

그는 당시 IRS 규정에 따르면 직원 한 사람이 기관 공식 이메일 계정에 보관할 수 있는 최대 이메일 수는 1800건이었으며, 그 이상이 될 경우엔 이메일을 삭제하거나 다른 하드드라이브에 저장할 수 밖에 없었고 6개월 뒤엔 백업 파일도 지워지게 된다고 설명했다. 

마침 리너의 하드드라이브가 고장이 났고, 저장된 이메일과 백업 파일이 전부 지워졌다고 코스키넌 청장은 덧붙였다.

그는 이어 작년 5월부터는 IRS 내부 정책을 바꿔 직원들의 이메일이 하드드라이브에 영구적으로 저장될 수 있도록 시스템을 교체했다고 말했다. 

그러나 공화당 의원은 이메일 실종 사건에 연루된 직원에 대한 사법 조사와 이번 사건에 대한 독립적인 조사를 의회에 요청할 방침이라고 주장했다.

3 Key Benefits of Email Archiving

아래 article에서는 이메일 아카이빙의 3가지 장점을 다음과 같이 말합니다.

1# Storage of Intellectual Property
#2 Preparation for Legal Discovery
#3 Mining Of Customer Insights

ery business must decide what they do with old emails. Each day most employees send and receive countless emails, some or all of which may contain important information. This information may also be needed at a later date, whether an employee is searching for old correspondence, or a court order requires the business to divulge email records. This blog will detail three key benefits of email archiving in the storage of intellectual property, preparation for legal discovery and mining of customer insights.
1# Storage of Intellectual Property
It has become standard practice in most workplaces to arrive at the office and trudge through your email inbox. Due to this dependence on email there is no doubt that some emails will contain valuable intellectual property, in fact 75% of a companies intellectual property is stored in emails.

Rather than having a filing cabinet brimming with a disarray of papers and business records, it is much better for your business to use an enterprise email archive with quick search and retrieval. This allows anyone in the business to quickly find his or her correspondence, and those in charge to easily monitor and retrieve vital documents. Keeping track of intellectual property at your company is part of insuring the company’s future.

#2 Preparation for Legal Discovery

It is possible that through legal actions a large number of email messages and the data in them will be needed for investigation. This obviously necessitates easy access to employee emails of both current and historical employees. Indeed all businesses are faced with the challenge of providing on-demand access to a continuously growing set of data generated every day.

Dries Moriss an operations director at Securicom, a specialist IT services company, said, “When users can’t access this information when they need it, they can’t do their jobs. Their productivity is hampered. For business continuity, cloud-based email archiving systems must be integrated and they must give users direct access to new and archived email. It’s become expected.”

This has become the new standard for email archiving and not meeting the standard means being unable to complete your work to the best of your ability. This means falling behind both your client’s demands but also your competitors. It is also important that when an employee leaves you know how you are going to access their past emails.

#3 Mining Of Customer Insights

It is common for businesses to conduct an email archive mining process for historical customer insights. In times of urgent recovery of contracts, agreements, relationship communication or even sales rep’s promises, discovery-driven search will need to be made. At less frantic times supporting internal initiatives such as the simple filing and retrieval of client data will become the priority. In both cases the ability to easily access old emails and find crucial pieces of information is essential.

Read more at http://www.business2community.com/tech-gadgets/3-key-benefits-email-archiving-0750434#fY8RVTlrbzPe5y6K.99

여기에서 이메일 아카이빙의 목적을 다음과 같이 이야기하고 있습니다.

1. 많은 사용자 저장공간 제공
2. 이메일 저장의 보안
3. 보관의 안정성
4. 이메일을 필요할 때 사용하기 편함
5. 이메일 서버에 비해 보관의 경제성

 Key Features Every Email Archiving System Needs

CLOUD COMPUTING

By Russell de Vries, Published January 14, 2014

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Many businesses and industrial sectors are finding a growing need for reliable email archive systems. As businesses move online, issues previously dealt with by a simple filing cabinet have become traps for those not up to date with current standard digital practice. Whether it is the need to comply with Australian data retention laws, eDiscovery for litigation support or simple preservation of corporate data, email archiving has become crucial for all businesses. This blog addresses 5 key features you should look for in your email archiving system.

1# Offer Unlimited Storage

One major advantage of going digital is the reduction in the need for physical storage space. On the converse, it has now become so easy to communicate by email that a lot of communication previously conducted through other methods (phone or letter) is now conducted by email. This means there is a significant increase in the amount of recorded information people send to each other but a less methodical way of categorising it. In answer to this influx of data any email archiving solution needs to offer unlimited storage.

If you use an on-premise system this could be quite costly, because you will require the expertise to build it from scratch, and then keep up with your growing need for space. Cloud based solutions fix this by offering continuous storage to match data growth. With cloud storage your required data storage space can easily grow and shrink to match your needs, and you will only ever pay for what you use. This offers you the opportunity of a limitless business email archive with an easily controlled cost.

#2 Security & Privacy

Security is a necessary feature of all email archiving systems. You need to focus on three major elements of data security.

• Physical infrastructure
• Data encryption
• Application layer

These three layers of security will help protect you from physical and digital theft. For a discussion of whether cloud based systems or on-site solutions are more effective please have a look at last week’s blog.

#3 Be Robust

The email archive system needs to be robust as it is required to meet day to day use for recall but also be ready in case of litigation, or the need for quick retrieval of key documents. An on-premise email archiving system will be entirely your businesses’ responsibility to manage and maintain. It is a difficult job and for larger businesses one that can require a full-time position. The consistent update of hardware and the maintenance of archives needs attention, not only to continue efficient storage and retrieval, but also to monitor threats to the system.

Cloud based email archiving systems are built and maintained by dedicated professionals and as such are very robust. In this scenario the vendor carries all the burden of creating a robust infrastructure that can accommodate all your storage and retrieval needs.

#4 Be Easy to Use

The three key areas for ease of use are as follows

• Initial Installation: When you first switch to a new email archiving system it should be intuitive from the start. An on-premise system is obviously more difficult in this instance as it requires installation of hardware and software. Cloud based storage excels in this area as it is conducted by experts who will easily integrate your email archive in to their tried and trusted systems.
• In Use: This is the most important phase as it is the most common. Your day-to-day storage and retrieval should be seamlessly integrated into your other daily digital activities. This will involve an easy interface with quick search and storage.
• Ongoing Maintenance: This is not an area of concern if you choose cloud based storage, as experts will be conducting this on a daily basis at whichever vendor you choose. For an on-site solution this will be far more difficult, as it involves employing trained IT staff and the cost of patching and upgrading servers.

#5 Be Economical

This is an obvious key consideration for any email archiving solution. It would pay to consider the price of not only installing new hardware and software systems and integrating them into your business but also the ongoing maintenance and repair costs they will incur. Furthermore, think about whether you will have consistent growth in the need for data storage space or if your business’ growth rate might fluctuate. An excellent feature of cloud based email archives is that you pay for what you use and they can easily adapt to quick growth. There is also the concern of constant servicing, something you can be assured of when using a cloud-based solution but would have to employ a specialist for with the on-site option. Overall it seems that cloud based-solutions have the edge in that they allow you to focus on managing your business without having to focus on managing your infrastructure.

If you would like to read more on cloud storage please download the full report below.

[펌] 이메이로 일처리하는 미국직장

출처 : http://storyball.daum.net/episode/1970

요즘에 다음에서 연재하는 미국문화를 소개하는 '한국 vs 미국 직장 1mm 차이'를 즐겨봅니다. 이번에 나온 문화의 차이는 이메일과 전화에 대한 이야기이네요. 우리나라에서는 모르는 사람에게도 전화를 부담없이 하는데 미국은 이와는 반대이네요. 반대로 이메일은 우리나라에서 좀 부담스러워 하는데 반대로 미국에서는 더 간편하게 사용을 하는군요.

이러한 차이로 5, 7, 8번의 내용이 존재할 수 있겠네요

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한국 회사에서도 어느 정도 그렇긴 하지만 미국 회사에서 이메일은 업무의 핵심 요소라고 할 수 있다. 모든 일이 이메일을 중심으로 진행된다. 이메일만 잘 써도 능률적으로 일을 처리할 수 있다.

업무 관계로 만난 사람과도 아무 거리낌없이 휴대 전화번호를 교환하고 별로 중요하지 않은 용건으로도 상대방의 휴대폰으로 주저 없이 전화를 거는 편인 한국 문화는 미국에서는 무례한 것으로 여겨질 수 있다.

전화보다는 이메일이 먼저

기본적으로 미국인들은 비즈니스관계에서 예고 없이 전화를 잘 걸지 않는 편이다. 모르는 번호에서 온 전화는 잘 받지 않는 사람들이 많다. 전화를 받을 수 있는데도 자동으로 보이스 메일(음성사서함)으로 넘어가게 놔두는 경우가 많으며 남겨진 메시지를 들어본 다음에 필요하면 콜백을 한다.

문자 메시지를 애용하는 한국 문화에서는 이해가 가지 않겠지만 폭설로 인한 휴교 같은 대량으로 학부모들에게 보내야 할 메시지도 문자로 안 보내고 자동 녹음된 전화메시지로 알려준다. 알림 전화를 받지 못하면 음성메시지로 남겨지는 방식이다. (미국에서는 전화나 문자를 받는 편에서도 요금을 부담한다. 그래서 스팸 문자에 특히 민감하다)

보통 아주 절친한 사이가 아닌 경우 보통 비즈니스파트너에게 미리 이메일을 보내서 "오늘 몇 시쯤 전화통화가 가능하냐. 용건은 무엇이다"라고 이메일을 주고 받으며 확인하고 통화 일정을 잡는 경우가 많다. 컨퍼런스콜 일정이 잡히면 캘린더(일정관리)소프트웨어의 초대기능을 통해서 참석자들에게 초대메일을 보내고 Yes나 No로 응답해서 참석여부를 조율한다.

워낙 다양한 시간대와 생활문화가 존재하는 나라다 보니 멀리 떨어져 있는 거래처와의 통화는 서로 업무시간이 겹치지 않을 수도 있고 서로의 식사시간, 가족시간을 방해할 수도 있기 때문에 예고 없는 전화 걸기를 피하는 것이다.

어쨌든 이메일은 미국 직장 생활의 기본이다. 내가 경험한 미국 비즈니스 이메일 문화의 특징은 다음과 같다.

1. 격식 없이 짧게 쓴다
정말 용건만 간단히 쓰는 편이다. "Hi John." 같은 식으로 가볍게 시작해 용건으로 곧바로 들어간다. 오랜만에 연락하는 경우에도 "I hope this email finds you well.", "I hope all is well with you." 같은 간단한 안부 뒤에 용건만 이야기한다. 그리고 Best, Best wishes 등의 맺음 인사와 함께 끝맺는다.

2. 답장이 빠르다
데스크탑PC에서든 스마트폰에서든 이메일을 받으면 보는 즉시 답장하는 사람이 많다. 이메일을 보내면 당연히 답장할 것으로 생각하기 때문에 전화해서 "이메일 보냈으니 확인하고 답장 바란다"는 이야기를 하는 경우는 거의 없다.

답장도 "Yes", "OK"같은 식으로 아주 간단히 답하는 사람이 많고 마치 채팅하듯 이메일을 교환할때가 많다. 이메일 교환속도가 업무의 스피드와 직결되기 때문일 것이다.

3. 참조(cc)를 잘 활용한다
이메일을 보낼 때 업무에 직접 관여하는 상대방외에 관련해서 그 내용을 알아야 할 사람들을 참조자로 잘 집어넣는 편이다. 답장을 할 때는 꼭 전체답장(Reply all)을 해서 정보를 다 같이 공유한다. 나중에 길게 이어진 이메일 교환 내용만 봐도 무엇을 어떻게 논의했는지 알 수 있도록 한다. 물론 지나치게 참조자를 많이 남발해 집어넣는 것은 거꾸로 공해다.

4. 이메일 자체가 업무상 효력이 있다
구매지출결의나 대외 계약체결 같은 건이 아니면 별도의 결재문서 없이 웬만한 회사내부의사결정은 이메일을 통해서 끝내는 경우가 많다. 대기업이 아니고 작은 규모의 회사일수록 더욱 그렇다.


5. 회사 이메일만 사용한다
회사일에 야후메일이나 지메일 같은 개인 이메일을 쓰는 것은 금기시되어 있다. 회사 이메일주소도 john.wood@icn.com 같은 식으로 자신의 이름을 기본으로 작명한다.

회사 이메일에 Honeybee@icn.com movielover@icn.com 같은 식으로 닉네임 이메일 주소를 쓰는 경우도 극히 드물다. (솔직히 본 기억이 없다) 이런 이메일 주소를 보면 미국비즈니스맨들은 프로페셔널하지 않다고 여길 것이다.

6. 사람 소개는 이메일로
많은 새로운 비즈니스가 사람 연결에서 나온다. 그런데 미국에서 많은 회사-사람소개는 실제 만남없이 단순히 이메일을 통해서 이뤄진다. 소개시켜주려는 사람이나 회사가 멀리 떨어져있어서 물리적으로 직접 만나는 것이 쉽지 않기 때문이다. 미국에서는 소개 이메일을 잘 써야 유능한 비즈니스맨이라는 얘기도 들었다. 지난 몇 년간 미국에서 몇백 번은 넘게 소개메일을 쓰거나 이메일로 사람을 소개받았던 것 같다. 그 중 실제로는 못만나본 사람들도 부지기수다. 이런 경우 "Nice to meet you over email."보다는 "It’s great to connect with you"라고 이메일로 인사하는 것이 낫겠다.

7. 이메일 박스는 (당연히) 회사소유다
회사에서 해고가 되면 가장 먼저 회사 이메일 박스부터 차단이 된다. 업무 이메일에 담겨있는 내용이 회사의 재산이라고 여기기 때문이다. 영업담당자가 해고되면 후임자에게 전임자의 이메일 박스를 통째로 주기도 한다. 영업상 중요한 내용이 다 들어있기 때문이다.

8. 이메일은 증거 자료다
업무상 사고가 생기거나 소송이 걸리면 이메일이 증거자료가 된다. 법원명령에 따라 이메일을 모두 제출해야 하는 경우가 있을수가 있다. 고의로 이메일을 삭제하는 것은 증거인멸시도가 되기 때문에 주의해야 한다. 그래서 내가 쓰는 회사 이메일은 나중에 남들이 다 들여다 볼 수도 있다는 점을 항상 명심해야 한다. 사적인 이메일이나 감정섞인 이메일은 자제해야 한다.

업무 히스토리는 이메일로 남긴다

이런 이메일 문화에서 일해온 미국인들은 다른 나라회사와 일하면서 이메일 답장이 느리거나 거의 없다고 불평을 하는 경우가 많다. 미국회사에서 일하는 한국분들도 한국회사와 업무 이메일을 교환하면서 답답해 하는 경우가 많다. 이메일을 한국 쪽에 보냈는데 답장이 없고 함흥차사인 경우가 많아 꼭 이메일을 보내고 전화로 수신여부를 확인하고 이메일 답장을 독촉해야 하는 경우가 많다는 것이다. 업무내용을 한국에서 카카오톡이나 문자로 교환하는 것에 대해서도 이해를 하지 못한다. 업무 히스토리는 이메일로 남아야 한다고 생각하기 때문이다.

물론 미국사람이라고 해서 모두 이메일을 잘 쓰는 것은 아니다. 제때 답장을 하지 않아 주위의 원성을 사는 직원도 있었다. 너무 이메일을 많이 받아서 그럴지도 모르지만 자신에게 중요하지 않은 사람에게 온 메일은 잘 답장을 하지 않는 경우도 있었다. 이런 일이 반복되면 업무 관련해서 평판이 나빠지게 되니 주의해야 한다.

개인적으로 이런 미국식 이메일 문화는 좋다고 생각한다. 미국회사들이 재택근무나 원격근무를 허용하는 것도 이처럼 이메일을 효율적으로 업무에 사용하는 문화가 확립되어 있기 때문이다.

- 19화 끝 -

[뉴스] TALK 뜨니 @ 지네…모바일 메신저 사용 늘며 이메일 이용률 60.2%로 하락

출처 : http://www.hankyung.com/news/app/newsview.php?aid=2013121693701

여기서 중요한 것은 이것은 비업무용 이메일이라는 겁니다. 업무용 이메일은 지금도 10%씩 증가를 하고 있습니다. 왜냐하면 회사내에 승인된 통신수단은 이메일말고는 없기 때문이죠.

미래부, 인터넷이용 조사
PC보급률 8년만에 감소…50대 인터넷 사용은 늘어

이메일 대신 모바일 메신저 이용이 늘어나는 등 스마트폰 보급이 확대되면서 인터넷 이용 풍속이 크게 달라지고 있는 것으로 나타났다. 페이스북 트위터 등 소셜네트워크서비스(SNS) 이용률도 조사 이후 처음으로 감소했다. 

미래창조과학부와 한국인터넷진흥원은 이 같은 내용의 ‘2013 인터넷 이용 실태조사’ 결과를 16일 발표했다. 이번 조사는 올 7월부터 10월까지 3개월간 전국 3만가구, 7만7402명을 대상으로 진행했다. 

○PC 보급 줄고 스마트폰은 늘고

이번 조사에서 국내 인터넷 이용자 수가 처음으로 4000만명을 돌파했다. 올해 기준 4008만명으로 2003년(2922만명) 이후 10년 만에 1000만명 이상 사용자가 늘어났다. 이용자 증가세를 이끈 것은 스마트폰이다. 가구별 스마트폰 보유율은 지난해보다 14.7%포인트 늘어난 79.7%를 기록했다. 반면 가정 내 PC 보유율은 전년보다 1.7%포인트 줄어든 80.6%로 2005년 이후 첫 감소세를 보였다. 

스마트폰 사용이 늘어나면서 가구 인터넷 접속률은 지난해 97.4%에서 98.1%로 올라갔다. 하지만 유선인터넷 접속률은 82.1%에서 79.8%로 줄어들었다. 대신 장소에 구분 없이 무선 접속을 통해 인터넷을 사용하는 비율은 58.3%에서 91%로 큰 폭으로 상승했다.

○메신저가 모바일 플랫폼 주도

스마트폰 보급이 늘어나면서 인터넷 서비스 분야의 플랫폼 주도권 변화가 두드러졌다. 이메일 사용은 감소하고 카카오톡 라인 등 모바일 메신저 사용이 크게 늘었다. 이메일 이용률은 2011년 85.7%로 정점을 찍은 후 지난해 84.8%로 감소한 데 이어 올해는 60.2%까지 큰 폭으로 이용이 줄었다. 

반면 카카오톡 라인 등 인스턴트메신저는 모바일 시대 핵심 플랫폼으로 자리 잡고 있다. 지난해까지 60.1% 수준이던 메신저 이용률은 올해 82.7%로 크게 증가했다. 기기별로 데스크톱 PC의 메신저 이용률은 41.8%에 불과했지만 스마트폰 메신저 이용률은 93.8%까지 증가했다. 인터넷뱅킹 이용자 중 모바일뱅킹 이용 비율도 지난해 29.2%에서 올해 65.4%로, 인터넷쇼핑 이용자 중 모바일쇼핑 이용 비율은 지난해 23.8%에서 올해 43.2%로 상승했다. 

SNS 사용은 조사 이후 처음으로 감소했다. 사생활 침해, 정치 이슈 증가 등의 영향으로 사용자들의 피로감이 높아진 게 원인으로 작용했다는 분석이다. SNS 이용률은 2010년 첫 조사 이후 65%대를 꾸준히 넘었지만 올해는 55.1%로 줄었다. 

○중·장년층 인터넷 이용 증가

40대 이상 중·장년층의 인터넷 사용이 늘어난 것도 주목된다. 증가폭이 가장 큰 연령대는 50대였다. 지난해보다 이용률이 20.2%포인트 늘어난 80.3%를 기록했다. 40대의 이용률도 7.2%포인트 증가한 96.8%에 달했다. 60대, 70대 이상도 지난해보다 각각 3.3%포인트, 1.6%포인트 인터넷 이용률이 증가했다. 송경희 미래부 인터넷정책과장은 “스마트폰 보급이 확대되면서 관련 서비스 판도가 달라지고 있다는 것을 확인한 조사”라며 “인터넷 시장에서 성과를 내려면 무엇보다 모바일 중심의 새로운 환경 변화에 적응해야 할 것”이라고 전망했다.

[기사] 이메일 거버넌스 적용후 e-Discovery 위한 검색방안

출처 : 보안뉴스

 이번에는 이메일 아카이빙을 한 후 어떻게 검색을 해야하는지에 대한 내용으로 현재 e-Discovery 에서도 많이 사용하는 기법중심으로 설명하였습니다.
최근에 국내에서도 이메일 아카이빙 후 리스크 관리차원에서 이메일에 대한 검색기능을 많이 이용하고 있고, 많은 도움이 되고 있는 사례들이 있습니다. 특정 PC나 사용자를 대상으로 하는 것이 아닌, 전사적인 검색이나 추적관리시 필요한 기능이라 생각합니다.

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수많은 문서·이메일의 신속정확한 검색...e-Discovery에서 가장 중요

이번 연재는 지난 5~6월에 걸쳐 7회로 진행된 유정호 기업보안담당자의 e-Discovery 관련 연재 기고와 연결될 수 있는 ‘이메일 거버넌스(e-mail Governance)’에 대한 펜타시스템테크놀러지 조재영 수석컨설턴트의 연재 기고입니다. 이번 연재를 통해 실제로 e-Discovery를 위해서 기업에서 무엇을 준비해야 하는지에 대한 Practice 관점에서의 실천편으로 이메일 거버넌스를 적용한 준비방법과 실제로 e-discovery에서 필요한 검색방법 등에 대해서 살펴보도록 하겠습니다. [편집자 주]

연재순서------------------------------------------

1. e-Discovery의 시작 - 이메일 거버넌스의 이해와 필요성

2. 이메일 거버넌스의 Structure와 Practice

3. 이메일 거버넌스 적용후 e-Discovery 위한 검색방안

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[보안뉴스=조재영 펜타시스템테크놀러지 수석컨설턴트] 1~2회에서는 이메일 거버넌스의 전반적인 개념과 이해 측면에서 소개했다면, 이번 회에서는 이메일 거버넌스를 적용한 후에 실제로 변호사나 업무담당자가 효과적으로 검색할 수 있는 방법에 대해 간단하게 설명하고자 한다.

이메일 거버넌스를 적용하여 업무에 관련한 이메일만 정보저장소인 리포지터리(repository)나 이메일 아카이빙 시스템을 통해 잘 관리되고 있다면 검색시 검색시간을 줄이고 필요한 이메일을 더 정확하게 검색할 수 있다.

e-Discovery에서 말하는 정확하다는 개념은 일반적인 통합검색에서 이야기하는 ‘정확’과는 약간의 차이가 있다. 일번적인 포털 시스템이나 사용 검색엔진에서 제공하는 검색방법은 내가 필요로 하는 정보를 얻기 위해서 빠르게 정보를 찾는데 초점이 맞춰져 있다면, e-Discovery에서 필요한 정보를 한 건씩 찾는 것보다 검색어를 포함한 모든 정보를 찾는 게 중요하다.

예를 들어 ‘담합’이라는 단어가 첨부파일에 들어있는 모든 이메일을 검색했을때 10건이든 1,000,000건이든 모든 이메일을 검색하여 해당하는 검색어를 포함한 모든 이메일 리스트를 제공하는 게 중요하다는 얘기다. 만약에 중요한 이메일이 검색되지 않고 리스트에 빠져있다면 그 소송에서 패할 것이라는 사실은 자명한 이치이기 때문이다.

일반적으로 이메일 검색을 위하여 EDRM(Electronic Discovery Reference Model)에서 제시하는 것은 다음과 같다.¹⁾

-키워드검색(Keyword Search)

-블리안검색(Boolean Search),

-그룹핑(Grouping),

-유의어 검색(Synonym Search),

-관련어 검색(Related Words Search),

-개념 검색(Concept Search)

-발생횟수 이용(Occurrence Count)

-파라미터 검색(Searching for Parameters)

위와 같은 검색방법과 관련해 EDRM에서는 무결성과 정확성을 위하여 다음과 같은 검색 프레임워크(Framework)을 이용하라고 안내하고 있다. 일반적인 검색방법하고는 다르게 실증·확인 단계에서 반복적으로 원하는 결과의 정확성을 높이는 데 차이가 있다. 검색을 한 이후에 결과를 확인하고 다시 반복적으로 구조화 -> 검색-> 실증`확인 작업을 진행하게 된다. 이후에 검색에 대한 정확한 결과를 얻었다고 판단되면 리포팅을 통해서 리뷰작업이 진행된다.

이렇게 하는 근본적인 이유는 회사 내에서 소송에 관련하여 검토하는 문서는 이메일 외에도 오피스 문서, 스캔 문서 등 다양한 문서가 경우에 따라서는 상상도 할 수 없을 만큼 많은 양이 존재하기 때문이다.

업무에서 바로 활용할 수 있는 방법 중에 e-Discovery 전문 컨설팅기업에서 많이 사용하는 방법을 몇 가지 소개하고자 한다.

1. 구간검색

인접 검색방법이랑 비슷한 방법이다. 예를 들어서 많은 회사에서 두려워하는 ‘담합’이라는 검색어의 경우 기존 문서에도 많이 있고, 일반 문서나 이메일에도 단순히 사용하는 경우가 많다. 이럴 경우 키워드 검색(Keyword Search)을 이용하여 검색하면 수많은 문서나 이메일이 나타나고 원하는 문서를 찾을 수가 없다. 이 때는 ‘담합’과 인근의 특정회사명이나 계약명으로 검색하거나, 몇 단어 사이에 두 검색어가 있는 문서를 검색하면 더 정확하게 검색할 수 있다.

2. 검색제외

한글의 경우에는 접두사에 따라 의미가 달라지는 경우가 있다. 예를 들어, ‘협의’를 검색하고자 하는데 검색엔진이나 솔루션에 따라서는 ‘비협의’가 검색되는 경우가 있다. 이럴 경우에는 ‘비협의’는 검색에서 제외한다면 원하는 문서를 찾을 수 있다.

3. 특정 숫자나 단어 지정(?)

검색시 출원번호나 소송번호 등을 검색할 경우에는 ‘특허1997-00074??’와 같이 형식이 정의된 경우들이 있고, 이런 정보들이 문서나 이메일에 작성되어 있는 경우가 많다. 이 때는 검색엔진에서 제공하는 “?”, “*”를 이용하여 검색할 수 있다. 예를 들어, ‘특허1997-??????’ 와 같은 방법으로 검색하면 해당 조건에 맞는 문서를 쉽게 찾을 수 있다.

4. 특정단어 사전정의 검색(말뭉치)

업계별로 사용하는 특정 용어나 전문용어가 있고, 그 용어들 사이에 관련성이 존재하게 된다. 이 경우에는 특정 용어에 대한 말뭉치를 이용하여 유사어, 대체어 등을 사전에 블리안검색(Boolean Search) 방식으로 검색한다면 실수로 검색 못하는 문서를 줄일 수 있다. 이러한 말뭉치는 공동 작업과 회사 노하우를 이용하여 잘 관리한다면 다른 회사보다 경쟁우위를 점할 수 있게 된다.

추가적으로 구글의 검색가이드²⁾ 나 구글링 방법³⁾도 Search Framework을 구성하거나 원하는 문서나 이메일을 찾을 때 도움이 될 수 있다.

이메일 거버넌스에서 출발하여 실제로 e-Discovery에서 검색하는 환경과 노하우까지 살펴봤다. 앞에서도 언급했지만, e-Discovery에서 가장 중요한 것은 수천만 건 많게는 수억 건의 회사 문서에서 소송에 관련한 문서 및 이메일을 빠르고 정확하게 검색, 리뷰하여 제출 및 이용하는 것이다. 이를 위해서는 평소에 이메일 및 문서를 회사 자산·정보라고 인식하고 소송 등에 대비해 효율적으로 관리해야 한다. 특히, 내외부와 소통이 가장 많은 이메일을 거버넌스 차원에서 관리한다면 비용 절감은 물론 불확실한 미래에 확실히 대비하는 가장 강력한 방법이 될 것으로 본다.

[글_조 재 영 펜타시스템테크놀러지 수석컨설턴트(dalma37@gmail.com)]

필자는--------------------------------------------

조 재 영 수석컨설턴트

현재 회사에서 지식경영과 문서 및 이메일 아카이빙 업무를 수행하고 있다. 기업 내 산재되어 있는 각종 정보를 지식으로 재활용할 수 있는 분야에 관심이 있고, 향후 e-Discovery 대비하여 사내의 각종 문서와 이메일을 통합하여 관리할 수 있는 환경을 준비 중에 있다.

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1) http://www.edrm.net - 6. Search Methodologies

2) 구글 검색 가이드 : https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=ko

3) 구글링 잘하는 방법 : http://blog.daum.net/96skdms/574504