한국인들의 7 가지 실수 - 이메일 관련

출처 : http://www.thestartupbible.com/2010/09/7.html

KBS 기자들 메일 주소가 참 재미있다고 생각했는데, 글로벌 비지니스에는 문제가 있네요. 근데 글로벌 비지니스 안하면 기억하기 쉬운 이메일이 장땡인거 같습니다.

=========================

1. 이메일 계정 -언젠가 한국에서 꽤나 잘나간다는 신문사 기자를 미국에서 만난적이 있다. 그의 명함에 기재된 이메일은 bonjoureverybody@xyz.com 이었다. 몇주후에 만난 한 벤처기업 마케팅 이사의 이메일은 bestandhappy@wxy.com이었다. 무슨 특별한 뜻이 있냐고 물어보니 “항상 최선을 다해서 주위 사람들을 행복하게 만들자는 뜻입니다.”라고 아주 자랑스럽게 말을 하더라 – “이거 생각해낸다고 정말 고민 많이 했어요.”라는 말도 함께. 이 분이랑 같이 미국 회사 중역들과 미팅을 하였는데, 명함의 이메일을 보고 황당해하는 그 미국인들의 표정을 아직도 잊을 수가 없다.
미국에서 비즈니스를 하려면, 이메일 주소는 무조건 이름을 사용해라. 왜 그러냐고 묻지도 마라. 그냥 무조건 자기 이름과 성을 가지고 이메일 주소를 만들어라. 이건 너무나 기본적인 이메일 원칙이며, 미국인뿐만 아니라 전세계 모든 비즈니스맨들이 이렇게 function하고 있다. 튀는것도 좋지만, 비즈니스를 하는데 있어서는 그냥 평범한 원칙을 따르는게 좋다. 괜히 말도 안되는 ‘튀는’ 이메일 계정을 만들지 말고 그냥 누가봐도 무난하고 이름을 외울 수 있는 이메일을 사용해라. 나도 여러개의 이메일 계정을 가지고 있지만 모두가 kihong, khbae, kihong.bae, kbae 이런식으로 되어 있다.
유난히 아시아인들이 (특히 한국과 일본) 독특한 이메일 계정을 사용하려고 하는데 이런걸 볼때마다 미국인들은 많이 비웃고 우습게 생각한다는 느낌을 지울수가 없다. 언제 한번 관심을 가지고 9시 뉴스를 처음부터 끝까지 봐라. 10명 중 9명의 기자들은 손발이 오그라드는 이메일 계정을 가지고 있을것이다. 특히나 언론인들은 이런걸 좀 자제해주면 좋을거 같다.

2. 회사 이메일 – 할리우드로 진출하고 싶어하는 한국의 한 엔터테인먼트 회사의 사장과 함께 LA에서 미팅을 한적이 있다. 아직 생긴지 얼마 안되는 회사라서 명함은 준비가 안되었는데 뭐 미국에서의 명함은 한국에서와 같은 절대적이고 serious한 의미를 가지고 있지 않기 때문에 그건 그다지 상관이 없었다. 그런데 그 사장이 미팅을 하였던 미국인의 명함에 적어준 본인의 이메일은 xyz@paran.com이었다. 파란을 당연히 모르는 미국인은 “파란”이 모기업의 이름이냐고 물어봤는데 내가 미쳐 중간에 끊어서 답변을 하기전에 그 사장이 다음과 같이 대답하였다.
“아뇨, 파란은 그냥 웹메일입니다. 회사 메일이 있는데 그냥 귀찮아서 잘 사용안합니다.”
미팅이 끝나고 밖으로 나오면서 나는 그 사장한테 그게 귀찮아서 명함에 파란 메일을 박아서 다니려면 그냥 짐싸서 집에 가라고 했다. 이건 너무나 당연한건데 아직도 한국에서 오시는 비즈니스맨들을 보면 hotmail, hanmail이나 gmail을 명함에 박아서 다니시는 분들이 너무나 많다. 물론, 아직 법인 설립을 하지 않았거나 회사 이름을 정하지 않았다면 큰 상관은 없지만 대부분 거의 2-3년 이상 회사를 운영하신 분들이 이러니 참…
입장을 바꾸어 놓고 생각해보자. 내가 비즈니스 미팅에서 어떤 회사의 대표이사라는 사람을 만났는데 그 사람의 회사 명함에 abc@hotmail.com이라는 이메일 주소를 보면 어떤 느낌을 받을까? 엉터리 회사, 사기꾼 또는 진지하게 비즈니스를 하지 않는 사람이라는 생각을 할 것이다.

3. CC: - 한국분들과 이메일을 하다보면 cc:의 개념을 잘 이해못하시는 분들이 의외로 많다. 내가 메일을 보낼때 누군가를 cc: 하면 cc:된 사람도 계속 그 내용을 숙지하고 있어야한다는 의미이다. 그렇기 때문에 그 이후의 모든 커뮤니케이션에 그 사람도 cc:가 되어야 한다는 뜻이기도하다. 그러면 답장을 할때는 항상 reply all을 하는게 예의이다. 그런데 너무나 많은 한국 비즈니스맨들은 그냥 reply를 한다. 그러면 내가 또 다른 사람을 cc:해서 답장을 한다. 그러면 상대방은또 그냥 나한테만 reply를 한다.
분명히 이 사람은 cc:라는걸 모르는 사람일것이다. 정말 답답한 사람들이다.

e-discovery 관련 리뷰 비용과 IM 아카이빙의 중요성

e-discovery 관련 비용이 무섭게 증가하고 있네요. 물론 미쿡에서요.

---------------------------------------------

By

JENNIFERBOOTON

REPORTER

NEW YORK (MarketWatch) — While Hillary Clinton is in the hot seat for using personal email for official state matters and Amy Pascal has been demoted at Sony Corp. in a separate email controversy — lawyers and software companies are making a killing.

The business of e-discovery, or the process of collecting digital data like email when a company is being sued or investigated, is quickly turning into a billion-dollar industry, with attorneys and software companies raking in the vast majority of the proceeds, and companies shelling out millions of dollars every year.

“The sheer volume of data companies need to sift through for e-discovery” is a problem, said Ben Cole, editor of TechTarget’s TTGT, -1.50%  SearchCIO.com and SearchCompliance.com.

Add in instant messages and information stores in the cloud, and it quickly becomes very expensive.

‘I think instant messaging can be much more dangerous than email.’

Josh Broaded, ACA Compliance Group

Revenue related to e-discovery is expected to grow 8.1% in 2015, and by an average annual rate of 5.7% through 2019, according to an IBISWorld report. That puts it on track to reach $1.8 billion in four years, said the report.

The majority of Fortune 1000 corporations now spend in the ballpark of $5 million to $10 million annually on e-discovery, with several companies reporting costs as high as $30 million in 2014. A full 70% of the costs were tied directly to the physical review of documents, according to a study from FTI Consulting.

That boils down to about $1.8 million per case, or about $18,000 a gigabyte, which is about equal to a pickup truck full of data, according to a 2012 Rand study.

Lawyers benefit from the high fees they are paid during the time-consuming collection and review of data, while consulting firms like ACA Compliance Group and FTI Consulting Inc. FCN, -1.94% and software companies such as Kroll Ontrack, CommVault Systems Inc. CVLT, -2.01%  and LexisNexis make money by either helping companies adopt preventive measures or selling software that organizes, filters and analyzes email, documents and messages ahead of a review.

Proponents of e-discovery software say it can alleviate some of the load on human lawyers and minimize the chance of human error. Technology has improved drastically over the past few years, said Veeral Gosalia, senior managing director with FTI Consulting, with companies now employing a number of software programs, including predictive coding — or the review of documents using technology-assisted and machine-learning platforms — which he says help “lower some of the costs.”

Other technologies can spot several duplicates of the same email or document and prompt companies to delete the excess baggage before attorneys get their hands on it.

“Reduce data as much as you can before you turn it over, because that is where you’re going to keep your costs down,” said Nadine Weiskopf, director of product management at LexisNexis.

US:FCN

US:CVLT

-20%-10%0%10%-30%20%

But email is only one problem. While employees have curtailed their email messages, they’ve started to talk more freely on time-stamped instant messages, often forgetting that a stream of consciousness is just as permanently archived as an email, said Josh Broaded, a managing director at ACA Compliance Group, who oversees the company’s analysis and review center.

“I think instant messaging can be much more dangerous,” he said. “It is a peek into an employee’s brain, quite often without the filter.”

Meanwhile, the advent of bring-your-own-device policies in the workplace and increased usage of third-party cloud platforms like Google Drive GOOGL, -1.47%Dropbox and Slack have raised new questions about who is responsible for e-discovery costs, if work data is stored off a company-operated device or platform.

All of this has become a problem from a public-relations standpoint, which can carry unquantifiable, but likely far higher, costs. In December, a hack resulted in the release of hundreds of emails involving Sony Corp. SNE, -1.96% executives and industry insiders ahead of the launch of the controversial movie “The Interview.” Among them were a series that showed former studio head Amy Pascal and producer Scott Rudin making inappropriate and racist comments about celebrities and President Barack Obama. Pascal in February stepped down as co-chairman of Sony’s Pictures Entertainment.

Hillary Clinton was caught in her own controversy this week for using her personal email, operated through a private server, for work matters during her tenure as secretary of state. If the cases of Clinton and Pascal can teach corporate America anything, it is that employees should be given guidelines about how to use work email.

“Sometimes we see employees engaging in bad behaviors,” said Broaded, “andsometimes we see employees talking in ways that could easily be misinterpreted.”

‘E- 디스커버리’ 산업이 뜬다…기업은 비용부담에 울상

미국 시장규모, 2019년 18억 달러 전망…포춘 1000대 기업 지난해 평균 500만~1000만 달러 지출

[이투데이 배준호 기자]기업 소송 관련 이메일 소셜네트워킹서비스(SNS), 인스턴트 메시징 앱 등 디지털 증거를 공개하는 ‘E-discovery(전자증거개시제도, E-디스커버리)’ 관련 산업이 급팽창하고 있다고 8일(현지시간) 미국 투자전문매체 마켓워치가 보도했다.

E-디스커버리는 법적 분쟁에 앞서 재판에 필요한 자료 가운데 이메일과 메시징 앱 메시지, 클라우드 서버에 저장된 정보 등 디지털 증거를 제출하는 것을 뜻한다. 모바일 시대에 접어들면서 디지털을 통한 직원간 의사소통이 빈번해져 E-디스커버리 자료 확보와 분석이 갈수록 중요해지고 있다.

시장조사업체 IBIS월드리포트에 따르면 미국의 E-디스커버리 시장규모는 올해 8.1% 커지고 오는 2019년까지 연평균 5.7% 성장해 18억 달러(약 1조9800억원)에 이를 전망이다.

기업들은 새 비용부담에 울상을 짓고 있다. FTI컨설팅은 지난해 포춘 1000대 기업의 E-디스커버리 지출이 연평균 500만~1000만 달러에 이르렀고 일부는 3000만 달러까지 치솟았고, 이들 비용의 70%가 E-디스커버리 관련 자료를 분석하는 로펌으로 갔다고 밝혔다. 

변호사들은 자료 분석과 컨설팅으로 새 수익원을 얻고 있다. ACA컴플라이언스그룹과 FTI컨설팅 등 컨설팅업체와 크롤온트랙, 컴밸트시스템스 등 소프트웨어업체들도 기업들이 E-디스커버리 관련 이메일과 메시지 등의 필터링과 문제 소지 발생 예방 수단 판매 등을 통해 쏠쏠한 수익을 얻고 있다고 마켓워치는 전했다. 

힐러리 국무장관 시절 개인 이메일 사용 ‘논란’

회사에서도 개인 이메일을 이용하여 업무상 이메일을 보내는 것을 회사차원에서 금지해야 합니다. 중요 메일이 누락될 수 있고, 미래에 위험에 대비하여야 합니다.

=================================================

미국 유력 차기 대권주자인 힐러리 클린턴 전 국무장관이 장관 재직 시절 정부기관이 발급한 이메일계정 대신 개인 이메일 계정을 썼다가 구설수에 올랐다.

뉴욕타임스는 클린턴 전 장관이 국무장관으로 재직하는 동안 개인 이메일 계정을 이용했고, 업무상 이메일을 국무부 서버에 저장해야 한다는 규정도 지키지 않았다고 3일(현지시간) 보도했다. 국무장관으로서 타국 지도자들과 주고받은 민감한 정보가 담긴 이메일이 별도의 보안조치가 돼있지 않은 개인 계정을 통해 오갔다는 뜻이다. 보안전문가들은 “개인 계정에는 보안 문제가 있을 수 있다”고 지적했다.

더구나 클린턴 전 장관은 이메일을 국무부 서버에 저장하지도 않았던 것으로 알려져 미국판 ‘사초 폐기’ 논란이 일고 있다. 미국 연방법은 연방 관리들이 주고받은 이메일들을 국가기록물로 간주하고 의회 위원회 구성원들이나 사학자, 언론인 등이 찾아볼 수 있도록 보관하도록 돼 있다. 기밀이나 민감한 내용만 여기서 제외된다. 

제이슨 배런 전 국립문서기록보관소(NARA) 소송담당 국장은 “장관급 인사가 의사소통 채널로 개인 이메일을 이용하도록 기관이 허용했다는 것은 상상하기 어려운 시나리오다”라고 말했다. 다른 국무장관들도 업무에 개인 이메일을 사용한 적은 있었지만, 클린턴 전 장관처럼 정부 이메일 계정을 만들지도 않고 임기 내내 개인 이메일만 사용한 경우는 거의 없었다고 배런 전 국장은 설명했다. 

2013년 초 물러난 클린턴 전 장관은 지난해 10월에야 국무부의 기록 제출 요청을 받고, 수만 페이지에 달하는 개인 이메일들을 검토한 뒤 5만5000페이지 분량의 업무상 이메일을 국무부에 넘겼다. 클린턴 전 장관 측은 “규칙을 지켰다”고 답했을 뿐 개인 이메일을 이용한 이유에 대해서는 설명하지 않았다.

[펌] AWS, 기업용 e메일 서비스 ‘워크메일’

아마존웹서비스(AWS)가 1월28일 기업용 e메일 서비스 ‘워크메일’을 공개했다.

AWS는 최근 인프라를 넘어 일반 사용자를 위한 서비스 개발에 투자하고 있다. 2013년엔 가상 데스크톱 인프라 ‘워크스페이스’를 내놓았고, 2014년 들어 기업용 문서 공유저장 서비스 ‘조칼로’를 출시했다. 올해엔 ‘워크메일‘을 내놓으면서 엔터프라이즈 애플리케이션 시장에서 입지를 넓히려는 모습이다.

▲아마존웹서비스가 내놓은 엔터프라이즈 애플리케이션(사진 : AWS 홈페이지)

워크메일은 e메일과 캘린더 기능을 묶은 서비스다. 따로 프로그램을 설치하고 않고 웹브라우저에서 바로 이용할 수 있다. iOS와 안드로이드 기기를 위한 모바일 앱도 따로 제공된다.

▲워크메일 예시(사진 : AWS 블로그)

▲워크메일 예시(사진 : AWS 블로그)

워크메일 요금은 한 달 기준으로 사용자당 4달러다. 기본용량은 50GB다. 직원 25명 이하 기업이라면 30일간 무료로 이용할 수 있는데, 현재는 미동부와 유럽 지역에서만 체험할 수 있다.

기업용 e메일 시장은 구글, MS같은 대형 기업에서 중소기업까지 참여하는 큰 시장이다. 뒤늦게 e메일 시장에 뛰어든 AWS는 핵심 전략으로 ‘보안’을 선택했다. AWS는 1월28일 보도자료에서 “다른 클라우드 기반 e메일 서비스는 기업에게 필요한 수준으로 보안을 제공하지 못했다”라며 “워크메일은 데이터 관리, 저장 접근 기술 등 기업이 원하는 보안 기술을 제공할 것”이라고 설명했다.

AWS는 기존 인프라 서비스에서 제공되던 보안 기술을 워크메일에 넣었다. ‘키 매니지먼트 서비스(KMS)’가 대표적이다. KMS는 2014년 출시된 서비스로, 데이터를 암호화할 때 사용하는 암호화 키를 쉽게 작성·제어해준다. 이 외에 ‘매니지먼트 콘솔’로 기기에 대한 접근 권한을 제어할 수 있게 지원하고 있다.

워크메일은 마이크로소프트(MS)의 e메일 서비스 ‘아웃룩’과 기업 사용자와 네트워크 데이터를 관리하는 ‘액티브 디렉터리’를 함께 연동해 사용할 수 있다. AWS는 이러한 전략으로 설치형 e메일 기술을 사용하던 고객이 클라우드 e메일로 넘어오길 기대하고 있다.

AWS는 28일 기업용 스토리지 서비스 ‘조칼로’의 이름을 ‘워크독스’로 변경했다. 워크메일과 같은 브랜드로 엮일 수 있도록 이름을 변경한 것으로 보인다. AWS는 워크메일과 워크독스를 함께 쓰는 고객에겐 서비스 가격을 할인해주고 있다.

▲워크메일 예시(사

[기사] 이메일솔루션, 기업 업무 환경 개선 나선다

기업 업무에서 협업을 위하여 이메일만큼 강력한 툴은 없습니다. 하지만, 이러한 환경때문에 불필요한 이메일이 계속 증가하고 있고, 불필요한 이메일때문에 업무능률이 떨어지고 기업정보의 유출도 문제가 되고 있습니다.

실제로 회사메일을 어떻게 사용하는지 확인하면 깜짝 놀랍니다.

이메일솔루션, 기업 업무 환경 개선 나선다

12면3단| 기사입력 2015-01-12 18:03 

 0 

	광고

이메일 솔루션을 통해 업무 효율성과 생산성을 높이는 방안이 주목받고 있다. 기존 그룹웨어를 포함한 기업용 소프트웨어(SW)와 결합한 이메일 서비스가 업무 환경 개선 수단으로 떠올랐다. 실제 활용도가 높아 관련 시장의 성장 잠재성이 커질 전망이다.

11일 업계에 따르면 협업을 강조한 통합 이메일 서비스 등 업무 생산성 향상을 위한 솔루션이 속속 등장하고 있다.

최근 소셜 메일 서비스 ‘버스(Verse)’를 출시한 IBM은 해외 기업 도입 사례를 기반으로 국내 기업 시장도 적극 공략할 계획이다. 한국IBM 관계자는 “모바일로 대변되는 급변하는 기업 업무 환경에서 기업은 시공간 제약 없이 사업을 수행하고 기업 내 다양한 조직 구성원들과의 협업할 수 있는 솔루션을 찾는다”며 “올해 버스 정식 버전을 출시하면서 국내 시장에서도 이메일을 통합 협업 사례가 늘어날 것”이라고 말했다.

업무용 메일은 세계적으로 하루 1080억건이 발송되며 직원은 받은 메일함을 하루에 36번 확인하는 것으로 나타났다. 그러나 받은 메일 중 14% 수준만 중요도를 지닌 것으로 추정된다. 메일 중요도를 분류해 불필요한 메일을 감소시키는 것이 업무 생산성 향상의 주요 수단으로 떠올랐다.

펜타시스템테크놀러지는 목적에 맞는 메일 사용으로 업무 시간 단축과 IT비용 절감을 위한 서비스를 제공하고 있다. 최근 ‘회사 이메일 바르게 사용하기’ 캠페인을 추진한 펜타시스템은 이메일아카이브어플라이언스(EMA) 장비와 회사 이메일 서버를 연동시켜 기업의 모든 송·수신 메일을 분류하는 서비스를 제공한다. 평소 불필요한 메일 비율과 회사 보안성과 중요정보가 외부로 유출되는지 여부를 조사해 현황과 사후 대책에 대한 컨설팅도 진행한다.

업계에서는 이메일이 기업 업무용으로 널리 사용되는 만큼 협업을 강조한 이메일 솔루션 시장 성장이 속도를 낼 것으로 전망하고 있다. IDC는 이메일이 단일 협업 툴로 가장 많이 사용되고 있으며 기업 이메일 시장 규모는 2017년 47억달러에 이를 것으로 예측했다. 업계 관계자는 “기존 사용자를 중심으로 이메일 기능 개선을 통한 업무 효율성을 높이는 수요가 커질 것”이라고 덧붙였다.

권동준기자 djkwon@etnews.com

[캠페인] 회사 이메일 바르게 사용하기 - 이메일 거버넌스

회사에서 IT 비용을 많이 줄이려고 노력하는데 이메일관련해서는 지속적으로 비용이 증가하고 있습니다. 이메일 서버 특성상 회사에서 이메일을 어떻게 사용하는지, 어떤 문제점이 있는지 파악을 하기가 어렵습니다.

이메일은 회사의 중요한 정보들이 밖으로 나가는 공식 채널입니다. 이메일을 낭비없이 규정대로 사용하는 것이 미래위험에 대한 대비이고, 최상의 방법입니다.

‘회사 이메일 바르게 사용하기’ 캠페인 전개

펜타시스템테크놀러지(www.penta.co.kr 대표 장종준/蔣鐘準)는 기업 내에서 사용하는 이메일의 바른 사용을 위한 ‘회사 이메일 바르게 사용하기 캠페인’을 실시한다고 밝혔다.

이번 ‘회사 이메일 바르게 사용하기 캠페인’은 그 동안 무절제하게 사용하던 회사 이메일의 사용현황을 파악하고, 향후 다양한 외부위협에 대한 정보보호 정책을 세우는데 도움을 주기 위해 기획되었다.

기업내의 이메일은 업무와 연관 없는 이메일을 포함, 매년 15% 이상 증가하여 스토리지 및 네트워크 시스템의 예산을 증가 시키고, 중요 정보의 유출 위험에 노출되어 있다. 이번 캠페인은 이메일 아카이빙 이용분석을 통해 기업 내 이메일 사용현황 중 노이즈 메일(Noise mail)을 최대 30% 감소시켜 기업 이메일을 바르게 사용하고자 하는데 목적이 있다.

펜타시스템의 이성규상무는 “회사메일을 목적에 맞게 사용하면 회사측면에서는 회사 내 중요정보 유출에 대한 위험을 줄이고, 이메일 처리에 관련한 IT 비용도 절감할 수 있다. 또한, 내부직원측면에서도 불필요한 이메일을 줄임으로써, 업무처리시간을 단축시킬 수 있다.”라고 말했다.

캠페인에 참여하고자 하는 고객은 아래 문의처로 신청이 가능하며, 약 일주일간 Artec사의 EMA(이메일 아카이브 어플라이언스) 장비를 회사 이메일 서버와 연동하여 아카이브 된 기업의 모든 송수신 메일을 대상으로 분석하여, 평소 불필요한 메일의 비율과 회사의 보안 및 중요정보가 외부로 유출되는지 여부를 조사해 현황과 사후 대책에 대한 컨설팅을 받을 수 있다.