‘E- 디스커버리’ 산업이 뜬다…기업은 비용부담에 울상

미국 시장규모, 2019년 18억 달러 전망…포춘 1000대 기업 지난해 평균 500만~1000만 달러 지출

[이투데이 배준호 기자]기업 소송 관련 이메일 소셜네트워킹서비스(SNS), 인스턴트 메시징 앱 등 디지털 증거를 공개하는 ‘E-discovery(전자증거개시제도, E-디스커버리)’ 관련 산업이 급팽창하고 있다고 8일(현지시간) 미국 투자전문매체 마켓워치가 보도했다.

E-디스커버리는 법적 분쟁에 앞서 재판에 필요한 자료 가운데 이메일과 메시징 앱 메시지, 클라우드 서버에 저장된 정보 등 디지털 증거를 제출하는 것을 뜻한다. 모바일 시대에 접어들면서 디지털을 통한 직원간 의사소통이 빈번해져 E-디스커버리 자료 확보와 분석이 갈수록 중요해지고 있다.

시장조사업체 IBIS월드리포트에 따르면 미국의 E-디스커버리 시장규모는 올해 8.1% 커지고 오는 2019년까지 연평균 5.7% 성장해 18억 달러(약 1조9800억원)에 이를 전망이다.

기업들은 새 비용부담에 울상을 짓고 있다. FTI컨설팅은 지난해 포춘 1000대 기업의 E-디스커버리 지출이 연평균 500만~1000만 달러에 이르렀고 일부는 3000만 달러까지 치솟았고, 이들 비용의 70%가 E-디스커버리 관련 자료를 분석하는 로펌으로 갔다고 밝혔다. 

변호사들은 자료 분석과 컨설팅으로 새 수익원을 얻고 있다. ACA컴플라이언스그룹과 FTI컨설팅 등 컨설팅업체와 크롤온트랙, 컴밸트시스템스 등 소프트웨어업체들도 기업들이 E-디스커버리 관련 이메일과 메시지 등의 필터링과 문제 소지 발생 예방 수단 판매 등을 통해 쏠쏠한 수익을 얻고 있다고 마켓워치는 전했다. 

힐러리 국무장관 시절 개인 이메일 사용 ‘논란’

회사에서도 개인 이메일을 이용하여 업무상 이메일을 보내는 것을 회사차원에서 금지해야 합니다. 중요 메일이 누락될 수 있고, 미래에 위험에 대비하여야 합니다.

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미국 유력 차기 대권주자인 힐러리 클린턴 전 국무장관이 장관 재직 시절 정부기관이 발급한 이메일계정 대신 개인 이메일 계정을 썼다가 구설수에 올랐다.

뉴욕타임스는 클린턴 전 장관이 국무장관으로 재직하는 동안 개인 이메일 계정을 이용했고, 업무상 이메일을 국무부 서버에 저장해야 한다는 규정도 지키지 않았다고 3일(현지시간) 보도했다. 국무장관으로서 타국 지도자들과 주고받은 민감한 정보가 담긴 이메일이 별도의 보안조치가 돼있지 않은 개인 계정을 통해 오갔다는 뜻이다. 보안전문가들은 “개인 계정에는 보안 문제가 있을 수 있다”고 지적했다.

더구나 클린턴 전 장관은 이메일을 국무부 서버에 저장하지도 않았던 것으로 알려져 미국판 ‘사초 폐기’ 논란이 일고 있다. 미국 연방법은 연방 관리들이 주고받은 이메일들을 국가기록물로 간주하고 의회 위원회 구성원들이나 사학자, 언론인 등이 찾아볼 수 있도록 보관하도록 돼 있다. 기밀이나 민감한 내용만 여기서 제외된다. 

제이슨 배런 전 국립문서기록보관소(NARA) 소송담당 국장은 “장관급 인사가 의사소통 채널로 개인 이메일을 이용하도록 기관이 허용했다는 것은 상상하기 어려운 시나리오다”라고 말했다. 다른 국무장관들도 업무에 개인 이메일을 사용한 적은 있었지만, 클린턴 전 장관처럼 정부 이메일 계정을 만들지도 않고 임기 내내 개인 이메일만 사용한 경우는 거의 없었다고 배런 전 국장은 설명했다. 

2013년 초 물러난 클린턴 전 장관은 지난해 10월에야 국무부의 기록 제출 요청을 받고, 수만 페이지에 달하는 개인 이메일들을 검토한 뒤 5만5000페이지 분량의 업무상 이메일을 국무부에 넘겼다. 클린턴 전 장관 측은 “규칙을 지켰다”고 답했을 뿐 개인 이메일을 이용한 이유에 대해서는 설명하지 않았다.

[펌] AWS, 기업용 e메일 서비스 ‘워크메일’

아마존웹서비스(AWS)가 1월28일 기업용 e메일 서비스 ‘워크메일’을 공개했다.

AWS는 최근 인프라를 넘어 일반 사용자를 위한 서비스 개발에 투자하고 있다. 2013년엔 가상 데스크톱 인프라 ‘워크스페이스’를 내놓았고, 2014년 들어 기업용 문서 공유저장 서비스 ‘조칼로’를 출시했다. 올해엔 ‘워크메일‘을 내놓으면서 엔터프라이즈 애플리케이션 시장에서 입지를 넓히려는 모습이다.

▲아마존웹서비스가 내놓은 엔터프라이즈 애플리케이션(사진 : AWS 홈페이지)

워크메일은 e메일과 캘린더 기능을 묶은 서비스다. 따로 프로그램을 설치하고 않고 웹브라우저에서 바로 이용할 수 있다. iOS와 안드로이드 기기를 위한 모바일 앱도 따로 제공된다.

▲워크메일 예시(사진 : AWS 블로그)

▲워크메일 예시(사진 : AWS 블로그)

워크메일 요금은 한 달 기준으로 사용자당 4달러다. 기본용량은 50GB다. 직원 25명 이하 기업이라면 30일간 무료로 이용할 수 있는데, 현재는 미동부와 유럽 지역에서만 체험할 수 있다.

기업용 e메일 시장은 구글, MS같은 대형 기업에서 중소기업까지 참여하는 큰 시장이다. 뒤늦게 e메일 시장에 뛰어든 AWS는 핵심 전략으로 ‘보안’을 선택했다. AWS는 1월28일 보도자료에서 “다른 클라우드 기반 e메일 서비스는 기업에게 필요한 수준으로 보안을 제공하지 못했다”라며 “워크메일은 데이터 관리, 저장 접근 기술 등 기업이 원하는 보안 기술을 제공할 것”이라고 설명했다.

AWS는 기존 인프라 서비스에서 제공되던 보안 기술을 워크메일에 넣었다. ‘키 매니지먼트 서비스(KMS)’가 대표적이다. KMS는 2014년 출시된 서비스로, 데이터를 암호화할 때 사용하는 암호화 키를 쉽게 작성·제어해준다. 이 외에 ‘매니지먼트 콘솔’로 기기에 대한 접근 권한을 제어할 수 있게 지원하고 있다.

워크메일은 마이크로소프트(MS)의 e메일 서비스 ‘아웃룩’과 기업 사용자와 네트워크 데이터를 관리하는 ‘액티브 디렉터리’를 함께 연동해 사용할 수 있다. AWS는 이러한 전략으로 설치형 e메일 기술을 사용하던 고객이 클라우드 e메일로 넘어오길 기대하고 있다.

AWS는 28일 기업용 스토리지 서비스 ‘조칼로’의 이름을 ‘워크독스’로 변경했다. 워크메일과 같은 브랜드로 엮일 수 있도록 이름을 변경한 것으로 보인다. AWS는 워크메일과 워크독스를 함께 쓰는 고객에겐 서비스 가격을 할인해주고 있다.

▲워크메일 예시(사

[기사] 이메일솔루션, 기업 업무 환경 개선 나선다

기업 업무에서 협업을 위하여 이메일만큼 강력한 툴은 없습니다. 하지만, 이러한 환경때문에 불필요한 이메일이 계속 증가하고 있고, 불필요한 이메일때문에 업무능률이 떨어지고 기업정보의 유출도 문제가 되고 있습니다.

실제로 회사메일을 어떻게 사용하는지 확인하면 깜짝 놀랍니다.

이메일솔루션, 기업 업무 환경 개선 나선다

12면3단| 기사입력 2015-01-12 18:03 

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이메일 솔루션을 통해 업무 효율성과 생산성을 높이는 방안이 주목받고 있다. 기존 그룹웨어를 포함한 기업용 소프트웨어(SW)와 결합한 이메일 서비스가 업무 환경 개선 수단으로 떠올랐다. 실제 활용도가 높아 관련 시장의 성장 잠재성이 커질 전망이다.

11일 업계에 따르면 협업을 강조한 통합 이메일 서비스 등 업무 생산성 향상을 위한 솔루션이 속속 등장하고 있다.

최근 소셜 메일 서비스 ‘버스(Verse)’를 출시한 IBM은 해외 기업 도입 사례를 기반으로 국내 기업 시장도 적극 공략할 계획이다. 한국IBM 관계자는 “모바일로 대변되는 급변하는 기업 업무 환경에서 기업은 시공간 제약 없이 사업을 수행하고 기업 내 다양한 조직 구성원들과의 협업할 수 있는 솔루션을 찾는다”며 “올해 버스 정식 버전을 출시하면서 국내 시장에서도 이메일을 통합 협업 사례가 늘어날 것”이라고 말했다.

업무용 메일은 세계적으로 하루 1080억건이 발송되며 직원은 받은 메일함을 하루에 36번 확인하는 것으로 나타났다. 그러나 받은 메일 중 14% 수준만 중요도를 지닌 것으로 추정된다. 메일 중요도를 분류해 불필요한 메일을 감소시키는 것이 업무 생산성 향상의 주요 수단으로 떠올랐다.

펜타시스템테크놀러지는 목적에 맞는 메일 사용으로 업무 시간 단축과 IT비용 절감을 위한 서비스를 제공하고 있다. 최근 ‘회사 이메일 바르게 사용하기’ 캠페인을 추진한 펜타시스템은 이메일아카이브어플라이언스(EMA) 장비와 회사 이메일 서버를 연동시켜 기업의 모든 송·수신 메일을 분류하는 서비스를 제공한다. 평소 불필요한 메일 비율과 회사 보안성과 중요정보가 외부로 유출되는지 여부를 조사해 현황과 사후 대책에 대한 컨설팅도 진행한다.

업계에서는 이메일이 기업 업무용으로 널리 사용되는 만큼 협업을 강조한 이메일 솔루션 시장 성장이 속도를 낼 것으로 전망하고 있다. IDC는 이메일이 단일 협업 툴로 가장 많이 사용되고 있으며 기업 이메일 시장 규모는 2017년 47억달러에 이를 것으로 예측했다. 업계 관계자는 “기존 사용자를 중심으로 이메일 기능 개선을 통한 업무 효율성을 높이는 수요가 커질 것”이라고 덧붙였다.

권동준기자 djkwon@etnews.com

[캠페인] 회사 이메일 바르게 사용하기 - 이메일 거버넌스

회사에서 IT 비용을 많이 줄이려고 노력하는데 이메일관련해서는 지속적으로 비용이 증가하고 있습니다. 이메일 서버 특성상 회사에서 이메일을 어떻게 사용하는지, 어떤 문제점이 있는지 파악을 하기가 어렵습니다.

이메일은 회사의 중요한 정보들이 밖으로 나가는 공식 채널입니다. 이메일을 낭비없이 규정대로 사용하는 것이 미래위험에 대한 대비이고, 최상의 방법입니다.

‘회사 이메일 바르게 사용하기’ 캠페인 전개

펜타시스템테크놀러지(www.penta.co.kr 대표 장종준/蔣鐘準)는 기업 내에서 사용하는 이메일의 바른 사용을 위한 ‘회사 이메일 바르게 사용하기 캠페인’을 실시한다고 밝혔다.

이번 ‘회사 이메일 바르게 사용하기 캠페인’은 그 동안 무절제하게 사용하던 회사 이메일의 사용현황을 파악하고, 향후 다양한 외부위협에 대한 정보보호 정책을 세우는데 도움을 주기 위해 기획되었다.

기업내의 이메일은 업무와 연관 없는 이메일을 포함, 매년 15% 이상 증가하여 스토리지 및 네트워크 시스템의 예산을 증가 시키고, 중요 정보의 유출 위험에 노출되어 있다. 이번 캠페인은 이메일 아카이빙 이용분석을 통해 기업 내 이메일 사용현황 중 노이즈 메일(Noise mail)을 최대 30% 감소시켜 기업 이메일을 바르게 사용하고자 하는데 목적이 있다.

펜타시스템의 이성규상무는 “회사메일을 목적에 맞게 사용하면 회사측면에서는 회사 내 중요정보 유출에 대한 위험을 줄이고, 이메일 처리에 관련한 IT 비용도 절감할 수 있다. 또한, 내부직원측면에서도 불필요한 이메일을 줄임으로써, 업무처리시간을 단축시킬 수 있다.”라고 말했다.

캠페인에 참여하고자 하는 고객은 아래 문의처로 신청이 가능하며, 약 일주일간 Artec사의 EMA(이메일 아카이브 어플라이언스) 장비를 회사 이메일 서버와 연동하여 아카이브 된 기업의 모든 송수신 메일을 대상으로 분석하여, 평소 불필요한 메일의 비율과 회사의 보안 및 중요정보가 외부로 유출되는지 여부를 조사해 현황과 사후 대책에 대한 컨설팅을 받을 수 있다.

주요 IT기업들, MS 이메일 공개거부 소송 지지

재미있는 기사가 올라왔네요. 데이타 센터의 위치에 따라서 이메일 공개 요청이 거부될 수 있을 거 같습니다. 그런데 최근 추세는 안전한 데이타관리와 빠른 액세스를 위하여 데이타를 여러나라에 걸쳐서 분산하는 구성을 많이 할 경우에는 어떻게 해석을 하는지도 궁금해집니다.

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미국 정부가 마이크로소프트(MS)의 아일랜드 소재 데이터센터에 저장된 이메일 정보를 공개할 것을 요청하면서 불거진 소송과 관련 애플, 아마존, 시스코 등 주요 IT기업과 언론, 비즈니스 단체, 시민단체 등이 MS 입장을 지지하고 나섰다. 
 
MS는 "한 정부가 다른 국가에 저장된 이메일 공개를 요청할 때는 그 국가 및 국제법을 존중할 필요가 있다고 본다"며 "미국 정부가 일방적인 수색영장을 통해 다른 나라에 저장된 이메일 정보 요청은 기본적인 프라이버시를 침해하고, 국제 관계를 위태롭게 한다"는 입장을 밝혔다. 
 
이와 관련 애플, 아마존, 시스코 등 28개 주요 IT 및 미디어 기업, 35명의 학자, 미국과 유럽에서 백만여 명의 회원을 대표하는 23개 무역 단체 및 변호 단체가 MS의 입장을 지지하는 '전문가 법정 의견서'를 제출했다.
 

▲ MS가 미국 정부를 대상으로 제기한 개인정보보호 관련 소송에 글로벌 IT기업들이 지지의사를 표명했다.

MS에 따르면 이 의견서에는 이 사건이 국지적인 법의 문제가 아니라 글로벌 기술의 미래 근간이 되는 광범위한 정책 이슈라는 점을 밝히고 있다.
 
MS를 포함한 IT기업들은 이메일, 사진, 문서와 같은 사적인 커뮤니케이션들을 고객 위치에 근접한 데이터센터에 저장한다. 이는 고객과 기업이 개인 정보를 더 빠르고 안전하게 검색하기 위한 것이다. 예를 들어 MS는 유럽에 거주하는 고객들의 이메일은 아일랜드 데이터센터에 보관한다. 
 
브래드 스미스 MS 법률 최고 고문 및 수석 부사장은 "이번 소송에서 알 수 있듯이, 개인정보보호 이슈는 날로 그 중요성을 더해가고 있다"며 "MS는 범국가적으로 개인의 중요 정보보호를 보장해 전 세계 시민들의 신뢰를 확보할 수 있도록 노력할 것"이라고 말했다.

[뉴스] 이메일, 빅데이터로 활용성 높인다

아래 내용은 이메일의 빅데이타 분석을 업무 생산성 향상 관점에서 이야기하지만, 이메일 분석을 통해서 업무량 파악, 사무실 배치, 팀간의 소통 등 다양한 내용을 분석할 수 있습니다.

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이메일에 빅데이터 기술을 적용해 메일의 활용성을 높여주는 서비스경쟁이 치열하다. 이메일이 업무의 도구로 역할이 중요해지면서 이메일 분류, 관리에 소요되는 시간이 증가한 데다 일정관리, 업무용 솔루션, SNS 등과 연계가 확대되면서 중요성이 커진 때문이다.

25일 업계에 따르면 구글, 마이크로소프트, IBM 등은 이메일 서비스에 부가 기능을 추가한 새로운 서비스를 선보였다. 각 기업들은 기존에도 이메일 서비스를 제공하고 있었지만, 최근 선보인 서비스는 이메일 활용성을 높여주고 분류와 관리를 쉽게 할 수 있도록 진화했다.

IBM에 따르면 하루에 1080억 건의 업무 메일이 발송되며, 직원들은 받은 메일함을 평균적으로 한 시간에 36번 확인하는 것으로 추정된다. 하지만 이 중 14 % 정보가 업무상 중요도를 지닌 것으로 알려졌다. 점점 더 많은 메일을 확인하고 관리하는데 소요되는 시간과 비용이 증가하는 것이다. 

이런 문제를 해결하기 위해 각 업체들이 내놓은 해결책은 빅데이터와 분석기술을 이용해 자동으로 분류, 보관을 할 수 있는 서비스다.

구글은 지난달부터 대량 메일 처리에 쫓기는 사람들을 대상으로 새로운 메일 서비스 '인박스'를 공개했다. 현재 시범서비스 중으로 초대장을 받은 사람만 사용할 수 있지만, 인박스를 사용하려는 사람들이 늘고 있다. 인박스는 현재 지메일에서 제공하는 메일 분류(기본, 소셜, 프로모션)의 기능을 향상했다. 예를 들어 영수증과 은행명세서 등을 따로 모아두고, 날짜별로 정리해준다. 

출장관련 메일이나 가족 사진, 문서 등은 중요도에 따라 따로 분류하고, 관련 정보를 표시해준다. 여행관련 메일 경우에는 해당 지역 여행정보를 같이 표시해준다. 할일 목록도 구체화됐다. 이태원에서 저녁 약속을 할일 목록에 올려두면, 관련 지역 식당 정보를 함께 표시해준다. 이메일과 알람을 일시 정지시켜 업무에 집중할 수 있는 기능도 있다. 구글은 인박스 기능을 개선한 뒤에 지메일과 별도로 서비스할 예정이다. 

IBM이 지난 19일 공개한 '버스(Verse)'는 클라우드, 빅데이터 기술을 접목한 이메일 서비스다. 버스는 이메일을 단순 의사소통 도구에서 협업과 업무 방향성을 도와주는 솔루션으로 확대했다. 버스는 데이터를 분석해 업무 우선 순위를 알려주고, 일정과 문자메시지, SNS, 화상채팅 등 의사소통 채널을 통합해서 제공한다. 이메일을 주고 받은 빈도, 중요성에 따라 동료들과 관계도 파악할 수 있다. IBM은 버스에 인지 컴퓨팅 '왓슨'을 접목해, 업무와 관련된 정보를 왓슨으로부터 받을 수 있도록 추진할 예정이다. 

마이크로소프트는 이달부터 중요한 이메일을 자동으로 분류해주는 '클러터(Clutter)' 서비스를 오피스 365 구독자에게 제공한다. 클러터는 기업용 오피스 365 구독자에게 제공되며, 현재 영어만 제공되며 향후 다른 언어로 확대될 예정이다. 클러터는 처리해야 할 많은 메일을 받는 사람들을 대상으로 만들어졌으며, 중요 메일을 인공지능으로 분류해 강조하고, 중요하지 않은 메일은 클러터 폴더에 저장한다. 또, 자신이 문서를 자주 공유하고, 소통하는 사람을 파악해 따로 메일을 분류한다. 메일을 사용할수록 지속적인 사용 패턴을 학습해 구분 기술을 고도화하는 것도 특징이다. 

SW업계 관계자는 "모바일 오피스 확대로 업무 환경이 급변하고 있지만, 이메일의 사용성은 오히려 증가하고 있다"며 "기존 이메일 서비스로는 폭증하는 이메일을 감당할 수 없기 때문에, 새로운 이메일 서비스를 출시하고 있는 것"이라고 말했다.